Başarı Hikayelerimiz

Yeni nesil gurme kahve mağazacılığında yer edinmiş, 10 ilde faaliyet gösteren mağazalarıyla kahve ve pastacılık hizmeti veren müşterimiz, misafirlerine sunduğu tüm pastacılık ürünlerini kendi üretim tesisinde üretmektedir. Büyüyen operasyon hacmini ve ürün kalitesini sürdürülebilir kılmak amacıyla; fabrikanın teknik, operasyonel ve organizasyonel yapısını inceleyen kapsamlı bir Saha Değerlendirme Süreci yürütülmüştür.

Saha Değerlendirme Süreci

Tesis genelinde verimliliği maksimize etmek amacıyla Teolupus yönetim danışmanları tarafından kapsamlı bir saha ziyareti gerçekleştirilmiştir. Değerlendirme süreci şu beş temel adımda yürütülmüştür:

• Üretim hatlarının fiziki yerleşimi ve tezgâh konumlandırmaları yerinde incelenmiştir.
• Hatlarda görev yapan personel sayısının doğruluğu ve insan/makine kapasitesinin fiili üretime uygunluğu ölçülmüştür.
• Kritik süreçlerde eksik ekipman veya makine varlığı tespit edilmiştir.
• Yönetim ekibiyle derinlemesine görüşmeler yapılarak operasyonel darboğazlar dinlenmiştir.
• Mevcut üretim verileri, fire oranları ve optimizasyon fırsatları incelenmiştir.

Üretim Tesisi İnceleme ve Değerlendirme Raporu 

Ziyaret sonrasında hazırlanan detaylı Üretim Tesisi İnceleme ve Değerlendirme Raporu, tesisi geleceğe taşıyacak kısa, orta ve uzun vadeli bir yol haritası ortaya koymuştur:

• Kahve eşlikçisi olan hassas pastacılık ürünlerinin (çikolatalı ürünler, kruvasan, kurabiye vb.) hat yerleşimi ve durumları göz önüne alınarak gerekli önerilerde bulunulmuş ve operasyonel kayıplar engellenmek istenmiştir.
• Çalışan sayısının makine hızları ile senkronize edilmesi üzerine önerilerde bulunulmuş, uzmanlaşma öne çıkarılmış ve iş gücü verimliliği artırılmak hedeflenmiştir.
• Fiili üretim miktarları ile insan/makine kapasitesi arasındaki dengesizlikler giderilerek tam optimizasyon sağlanmıştır.
• Eksik olan kritik otomasyon ekipmanları belirlenmiş ve üretim parkuruna dahil edilmesi için önerilerde bulunulmuştur.

Başarı ve Gelecek Vizyonu

Bu çalışma sayesinde, Teolupus tarafından fabrikadaki üretim süreçlerinin hızlandırılması, depo ve lojistik optimizasyonu, hataların minimuma indirilmesi, verimliliğin maksimuma çıkarılması hedeflenerek yeniden yapılandırılmıştır. Mağazalara her gün ulaşan taze pastacılık ürünlerinin standardı güvence altına alınmış, gurme kahve deneyimi ideal bir tedarik zinciriyle desteklenmiştir.

Medya Grubu Yönetim Kurulu Başkanlığınca; grup içinde yer alan radyo yayıncılık şirketlerinde satın alma ve tedarikçi yönetimi,  ödeme ve masraf yönetimi, barter işlemleri, mali kontroller ve finansal yönetim, sabit kıymet ve envanter yönetimi, gelir süreçleri ve reklam satışları, insan kaynakları ve bordro, bilgi sistemleri ve erişim yetkileri  konusunda  İç Kontrol Olgunluk Değerlendirmesi ile Kurumsal Yönetim ve Etik ve Uyum Yapısının değerlendirilmesi amacıyla bir iç denetim çalışması talep edilmiştir.

Bu kapsamda yönetimin karar alma süreçlerine katkı sağlayacak, sürdürülebilir finansal kurumsal yapıyı destekleyecek ve operasyonel verimliliği artıracak önerilerin geliştirilmesi hedeflenmiştir.

Değerlendirme Kriterleri

Grup şirketlerinin Yönetim Kurulunca uygun görülmüş ve çalışanlara duyurulmuş bir kalite doküman sistemi (yazılı politika, prosedür, talimat, form vb) olmadığından; ulusal yasalar, OECD Kurumsal Yönetim İlkeleri, ISO 9001 Kalite Yönetimi, ISO 37000 Kurumsal Yönetim Standardı, ISO 37301 Uyum Sistem Yönetimi, Coso İç Kontrol Çerçevesi, Coso Kurumsal Risk Yönetim Çerçevesi değerlendirme kriterlerimiz olarak kullanılmıştır.

Bazı Çözüm Önerileri

İç denetim sonucunda, iyi uygulama örnekleri belirtilirken, iyileştirilmesi ve önlem alınması gereken konularda sunulan bazı öneriler şöyledir:

• Yönetim Kurulunun üst yönetimin iç kontrol sistemine yönelik gözetim rolünün güçlendirilmesi,
• Şirketin kontrol ortamının güçlendirilmesi amacıyla etik kültürün yaygınlaştırılması,
• Organizasyon şemasının, prosedürlerin, davranış kurallarını içeren dokümantasyon setinin Yönetim Kurulu yazılı onayından geçirilerek kalite dokümantasyonunun işler hale getirilmesi, çalışanların bilgilendirilmesi, güncel tutulması,
• Performans değerlendirmelerinin yazılı ve düzenli yapılması, performans değerlendirmesi yapılan çalışanlara şirket hedeflerine, stratejilerine ve bütçesine uygun yazılı hedefler verilmesi,
• Yetki ve onay matrislerinin yapılması ve görevler ayrılığı ilkesinin kritik süreçlerde uygulanması,
• Çalışanlara düzenli risk yönetimi, iç kontrol, etik, kurumsal yönetim ve tespit edilecek farklı kurumsal eğitimlerin verilmesi,

önerilmiştir.

Sonuç

Yaptığı önerilerle Teolupus iç denetim hizmeti sunduğu medya grubunda yönetim kurulunun stratejik gözetim kapasitesini güçlendirerek kurumsal yönetim, etik ve uyum, iç kontrol ve operasyonel süreçlerde yaptığı inceleme ve kapsamlı önerileriyle destek sunmuştur.

Hem geçmek istediği yazılım hem de uygulama ortağı partner firma kaynaklı teknik ve stratejik hatalar nedeniyle ERP geçiş süreci durma noktasına gelen müşterimiz için mevcut durumun analiz edilmesi, stratejik kurtarma ve yol haritası belirleme amacıyla vermiş olduğumuz hizmeti tamamladık.

Müşterimiz yeni ERP’ye geçiş sürecinde ciddi sorunlar yaşamış, maliyetlere katlanmış, kendi ekibi ve partner firma ile harcadığı proje süreci sonrasında seçtiği yeni ERP canlıya geçememiştir.

Örnek Çözüm Önerileri:

Gelişen dijital süreçlere uyum sağlamanın kaçınılmaz olduğu günümüzde, birçok firma verimlilik artışı hedefiyle yeni bir ERP’ye geçiş süreçlerine odaklanıyor. Ancak doğru planlanmayan süreçler ve yanlış seçimler, yanlış alınan kararlar, yanlış uygulamalar ve yönlendirmeler bu büyük yatırımları bazen bir “teknolojik ve motivasyonel çıkmaza” dönüştürebiliyor.

Mevcut Durum Analizi: Neden Başarısız Olundu?

Yönetim danışmanlık ekibimiz tarafından gerçekleştirilen ilk incelemeler sonucunda, projenin başarısız olmasına yol açan temel faktörler aşağıdaki şekilde tespit edilmiştir:

• Süreç Analizi Eksikliği: İş süreçlerinin geliştirilerek ERP sistemine uyarlanması yerine, şirketin uzun süredir değişmeden devam eden ve geliştirilmesi gereken süreçlerinin modernize edilememesi; mevcut durum analizinin yeterli derinlikte yapılmaması.
• Partner Uyumsuzluğu: Uygulayıcı firmanın, müşterinin faaliyet gösterdiği sektörün dinamiklerini ve kurumun ihtiyaçlarını yeterince kavrayamaması; bu nedenle müşteriye gerekli yönlendirme ve rehberliği sağlayamaması.
• Veri Yönetişimi ve Veri Kirliliği: Eski sistemden yeni ERP yapısına aktarılan verilerin standardizasyonunun sağlanamaması; önceliklendirmelerde yapılan hatalar nedeniyle veri yönetim sürecinin kontrolünün zayıflaması.

Yeni yol haritası: Güvenli ve Sürdürülebilir Geçiş 

Yaşanan sorunların giderilmesi amacıyla hazırladığımız Yeni Süreç Tasarımı ve Yol Haritası ile “yama yapmak “yerine “sağlam bir temel oluşturmak ve sağlam adımlar atmak “için makul seçenekler oluşturduk.

Önceki denemede aksayan modüller tek tek masaya yatırılarak, çıkmazlar belirlendi.

Mevcut durum göz önüne alınarak müşteriye yeni yol haritası çizildi:

• Mevcut ERP ve mevcut partner ile devam ederse artıları eksileri neler olur,
• Seçtiği ERP ve seçtiği partner ile devam ederse avantajları neler olur dezavantajları neler olur, nelere dikkat etmesi gerekir.
• Seçtiği ERP ve yeni partner ile devam ederse kazanımları ne olur.
• Tamamen yeni ERP ve yeni partner ile yeni bir başlangıç yaparsa neler kazanır, hangi riskleri nasıl yönetmesi gerekir.

Canlıya geçişte kademeli bir sistem belirlenmesi ve öncelikli departmanlardan başlayarak riskin minimize edildiği bir model üzerinde durulmasının önemi vurgulandı.

Seçilen ERP’ ye hızlı uyumun sağlanması adına son kullanıcılara yönelik motivasyonel ve teknik eğitim desteği artırılması gerektiği aktarıldı.

Sonuç

Bu danışmanlık süreciyle birlikte müşteri, sadece teknik bir ERP geçişi değil; aynı zamanda kurumsal hafızasını tazeleyeceği bir operasyonel temizlik dönemine girmiş oldu. Hedefimiz olan, kaybedilen zamanı optimize edilmiş süreçlerle ve farklı yol haritaları seçenekleri göstererek, müşteriyi rekabetçi bir ERP’ye ve dijital altyapıya kavuşturma amacına  katkı sağlandı.

Müşterimiz İç Denetim Birimi için Dış Kalite Değerlendirmesi (External Quality Assessment – EQA) -Uluslararası İç Denetim Standartları /İlke 8: Yönetim Kurulunun Gözetimi/ 8.4-Dış Kalite Değerlendirmesi) talep etmiştir.

Örnek Çözüm Önerileri:

Teolupus, perakende mağazacılık sektöründe ülkemizde yaygın mağaza ağına sahip önemli firmalardan olan müşterisinin İç Denetim Birimi için yürüttüğü Dış Kalite Değerlendirmesi (External Quality Assessment – EQA) -Uluslararası İç Denetim Standartları /İlke 8: Yönetim Kurulunun Gözetimi/ 8.4-Dış Kalite Değerlendirmesi) çalışmasını başarıyla tamamlamıştır.

Bu proje, sadece standartlara uyumu ölçen bir kontrol faaliyeti değil; aynı zamanda iç denetim fonksiyonunun stratejik olgunluğunu ortaya koyan ve gelişim alanlarını net biçimde tanımlayan geniş kapsamlı bir kurumsal dönüşüm çalışması olarak tasarlanmış ve tamamlanmıştır.

Değerlendirme Kriterleri

Proje boyunca Teolupus ekibi; Uluslararası İç Denetim Enstitüsü (IIA) Standartları, Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi (IPPF), Coso İç Kontrol Çerçevesi ve Coso Kurumsal Risk Yönetimi Çerçevesi temel referanslarıyla çalışmasını yürütmüştür.

Değerlendirme Süreci

• Uluslararası İç Denetim Standartlarına uyum,
• İç denetim İradesi, yönetmelik, strateji, metodolojiler, süreçler, risk değerlendirmesi ve iç denetim planı,
• Yürürlükteki yasal düzenlemelere uyum,
• Performans kriterleri ve ölçütlerinin yanı sıra değerlendirme sonuçları,
• Araç ve tekniklerin yeterli kullanımı ve sürekli gelişime odaklanma dâhil olmak üzere yetkinlikler ve gerekli mesleki özen,
• Kurumun iş tanımı ve işe alım profili tarafından tanımlandığı şekliyle, iç denetim yöneticisi rolü dâhil olmak üzere vasıflar ve yetkinlikler,
• İç denetim fonksiyonunun bağımsız olarak faaliyet gösterecek şekilde konumlandırılmasında rol oynayanlar arasındaki ilişkiler de dâhil olmak üzere, kurumun yönetişim süreçlerine entegrasyon,
• Kurumun yönetişim, risk yönetimi ve kontrol süreçlerine katkı,
• Kurumun faaliyetlerinin ve hedeflerine ulaşma kabiliyetinin geliştirilmesine katkı,
• Yönetim kurulu, üst yönetim ve paydaşlar tarafından ifade edilen beklentileri karşılama becerisi

konularında olmuş ve her aşamada sadece “uyum” değil, kuruma özgü iyileştirme fırsatları odak noktamız olmuştur.

Sağlanan Katma Değer

Çalışma sonunda;

• İç denetim yapısının uluslararası standartlarla uyumluluğu değerlendirilmiş,
• Güçlü yönler net ve somut şekilde ortaya konmuş,
• Gelişim alanları için uygulanabilir ve ölçülebilir aksiyon önerileri sunulmuş,
• Yönetim/Denetim  Kuruluna yapılan raporlama ile  stratejik karar süreçlerine doğrudan katkı sağlanmıştır.

Teolupus tespitleri yalnızca raporlamakla kalmamış; aynı zamanda yol haritası sunmuştur.

Fark Yaratan Yaklaşım

Bu projeyi benzerlerinden ayıran en önemli unsur; saha gerçekliğiyle örtüşmeyen teorik değerlendirmeler yerine, perakende dinamiklerine özgü riskleri dikkate alan, üst yönetimin hızlı aksiyon almasını sağlayacak ve  İç denetim fonksiyonunun kalitesini artıracak pratik, uygulanabilir ve önceliklendirilmiş ekstra öneri setleri sunulmasıdır.

Böylece rapor, bir denetim çıktısından öte; iç denetimde kurumsal gelişim rehberi halini almıştır.

Güçlü Paydaş Yönetimi

Proje sürecinde şirket yönetimi ve iç denetim ekibi ile kurulan etkili iletişim sayesinde;

• Değerlendirme sonuçları sahiplenilmiş,
• Aksiyon planları sahada karşılık bulmuş,
• Kurum içinde iç denetim fonksiyonuna duyulan güven pekişmiştir.

Bu iş birliği, Teolupus çalışmalarının yalnızca analiz değil, değişimi yöneten bir fonksiyon olduğunu bir kez daha göstermiştir.

Sonuç

Bu dış kalite değerlendirmesi; Teolupus’un, sadece standartlara uyumu ölçen değil; kuruma özel değer üreten, fark yaratan ve sürdürülebilir dönüşümler sağlayan bir yaklaşım benimsediğinin somut bir göstergesidir.

Teolupus olarak iç denetimi iş yoğunluğunu artıran  bir unsur değil; aşağıdaki hususlarda kuruma destek sağlayan geleceğe güvenle yol almak ve sürdürülebilirlik başarısını artıran  stratejik bir destek olarak görüyoruz:

• Hedeflerini başarılı bir şekilde gerçekleştirmesi,
• Güçlü yönetişim, risk yönetimi ve kontrol süreçleri,
• Etkili karar alma ve gözetim,
• Paydaşları nezdinde itibar ve güvenilirlik.

Müşterimiz Satınalma Prosedürünün günün ihtiyaçlarına göre güncelleştirilmesini talep etmiştir.

Örnek Çözüm Önerileri:

Şirket çalışanlarıyla Teolupus’un birlikte oluşturduğu ortak proje ekibi güncel süreçlere, yetkilere ve ihtiyaçlara göre İş Akışlarını, Satınalma Yetki Limitlerini dikkate alarak yönetimle ve çalışanlarla görüşmeler yürütmüş, literatür taramasıyla en iyi uygulamaları, riskleri dikkate almıiş ve çevik/hızlı ve kontrollü bir çalışmaya altyapı oluşturacak yeni Satınalma Prosedürünü yönetime sunmuştur. Yönetim Kurulu onayıyla yürürlüğe giren prosedürün uygulamasının şirket uygulamalarına ne derece nüfuz ettiğini Teolupus belirli dönemlerde denetleyerek yönetime raporlamıştır.

Hızla büyüyen ve operasyon hacmi artan perakende sektöründeki müşterimiz; nakit planlaması ve kategoriden stok yönetimine, lojistik/alternatif satış kanalları/hukuk süreçlerinden satışa, mevzuata uyuma, insan kaynakları (çalışma mevzuatı, performans değerlendirmesi, eğitim uygulaması, teşvikler, mağaza personeli gibi) ve bilgi teknolojisine kadar pek çok kritik risk unsuru dikkatle değerlendirilip yönetilmesini hedeflemiştir. Müşterimiz iç denetimde eş kaynak yoluyla merkezi departmanların iç denetiminin yapılması amacıyla Teolupus ile birlikte çalışmak istemiştir.

Örnek Çözüm Önerileri:

Sektörel personel dönüş hızının yüksek olması, yüksek rekabet ortamı, farklı satış platformları gibi noktalar risk, iç kontrol ve yönetişim alanlarının iyi yönetilmesini gerektiren perakende sektöründe Teolupus müşterimize güçlü bir kontrol ortamı ve risk farkındalığı kazandırmak açısından destek sağlamıştır. Böylece perakende sektörüne özel yaklaşımımızla müşterimizin büyüme ve kurumsal gelişim hedeflerine güvenle ulaşmasına yönelik organizasyonel gelişimine destek olduk.

Hizmetimizin bazı alt başlıkları şöyle gerçekleşmiştir:

• Stratejik plan sürecinin etkinliğinin incelenmesi 
• Yetki ve sorumluluklar kapsamında karar alma ve hesap verebilirlik yapısının gözden geçirilmesi ve organizasyonel gelişim alanlarının belirlenmesi
• Şirketin, departmanların ve çalışanların başarı göstergelerinin (KPI) analizi
• Risk alanlarının irdelenmesi
• Mağazalar ve depolardaki operasyonel göstergelerin sorgulanması
• Yönetim raporlama setinin gözden geçirilmesi 
• Sektörel rekabet kıyaslaması 
• İnsan kaynaklarının İş Kanunu, SGK mevzuatı ve teşvikler açılarından incelenmesi
• İnsan kaynaklarının işe alım, performans değerlemesi, kariyer planlama, yedekleme, prim sistemi, evrak akışı, İSG, yazılım işlevselliği, kurumsal kültür alanlarının incelenmesi
• Yönetim sistemleri işleyişinin incelenmesi
• Veri tamlığının ve doğruluğunun incelenmesi
• Maliyetlerin ve bütçe sürecinin etkinlik analizi
• İş sürekliliği ve felaket kurtarma planlarının gözden geçirilmesi
• Çevre risklerine uyumun incelenmesi

Kıymetli madenler ticareti yapan müşterimiz operasyonel, finansal ve yönetsel süreçlerinin, dokümantasyon yapısının ve kurumsallık yolundaki eksiklerinin incelenmesini talep etmiştir.

Örnek Çözüm Önerileri

İç kontrollerin etkinliğini artırmak, süreçlerdeki zayıf noktaları tespit etmek, olası riskleri minimize etmek ve hesap verme mekanizmasını güçlendirecek olan yönetim raporlama yapısının gözden geçirmek amacıyla kapsamlı bir iç denetim planlanmış ve uygulanmıştır.

Bu süreçte;

• Onay ve kontrol mekanizmalarını güçlendirerek, kritik kararların tek bir kişinin inisiyatifine kalmasının önüne geçtik ve sürdürülebilir bir yapıya geçmesini sağladık.
• Hata ve suistimal risklerini azaltan kontrol mekanizmalarını geliştirdik.
• İş süreçlerindeki verimsizlikleri tespit ederek, firmanın operasyonel etkinliğini artırdık.
• ERP sistemlerinin daha etkili kullanımını sağlayarak, dijitalleşme süreçlerine destek olduk.

Sonuç: Verimlilik, Güven ve Sürdürülebilirlik 

Risklerini daha iyi yönetebilen, izlenebilir bir yapıya kavuşan firma, iyileştirmeler sayesinde süreçlerini daha aktif yönetirken aynı zamanda operasyonel verimliliği de artırdı.

Teolupus olarak, müşterimizle yürüttüğümüz bu iş birliği sayesinde kıymetli maden/kuyumculuk sektöründeki firmaların karşılaştığı zorluklara yönelik kapsamlı çözümlerimizi sunduk. Mevzuata uyumdan iç denetime kadar geniş bir perspektifte sunduğumuz hizmetlerle sektördeki firmaların yalnızca bugününe değil, geleceğine de güvence ve yönetim danışmanlığı hizmeti sunmaktayız.

Kablo üretimi yapan müşterimiz sürdürülebilirliğine ve performans artışına yönelik Teolupus’tan operasyonel risklerinin azaltılması ve operasyonel süreçlerindeki iç kontrol faaliyetlerinin iyileştirilmesine dair çalışma ve iç denetim hizmeti talep etmiştir. Bu hizmet dış kaynak kullanımı yoluyla süreklilik kazanmıştır.

Örnek çözüm önerileri

Müşterimiz ile iki yıldır süren bu hizmet süresince,

• Detaylı makro risk analizi gerçekleştirdik
• İç kontrol sistemini kapsamlı bir değerlendirme anketi ve diğer araçlarla analiz ettik
• İç kontrol sisteminin iyileştirilmesine yönelik altyapı oluşturduk

Kablo şirketi müşterimizin operasyonel risklerinin azaltılması ve operasyonel süreçlerindeki iç kontrol faaliyetlerinin iyileştirilmesine katkı verecek kendilerine özgü ve kurumsal kültüre uygun çözümler geliştirdik. Bu süreçte firmanın risk değerlendirme faaliyetlerinde iyileştirme sağlayacak bir altyapı sunduk.

Teolupus olarak, müşterilerimize yalnızca iç denetim hizmeti sunmuyoruz; onların işlerine değer katacak ve sürdürülebilir başarılar elde etmelerini sağlayacak çözümler geliştiriyoruz. Çalışmalarımız güvence ve kurumsal gelişim sürecinde ortaya çıkan yönetim danışmanlık ihtiyaçlarına yönelik hizmetleri içeriyor. Kablo firması müşterimiz ile elde ettiğimiz başarı, sunduğumuz hizmetlerin kalitesini ve işimize olan bağlılığımızı bir kez daha vurgulamaktadır.

Gemi işletmeciliği yapan müşterimiz sağlıklı büyümesi, verimliliğini ve kârlılığını arttırmak amacıyla Teolupus’tan iç kontrol değerleme çalışması, makro bazlı risk değerleme çalışması ve iç denetim hizmeti talep etmiştir. 

Tüm departmanları ve iş süreçlerini içeren bu çalışmayla, şirket içinde etkili çalışma ve kurumsallaşma ile birlikte gelecek sağlıklı büyüme, verimlilik ve kârlılık artışı, ortak kurumsal risk yönetimi anlayışı ve paydaş memnuniyetinin artışı amaçlanmıştır. İş süreçlerinin ve prosedürlerinin yazılı hale getirilmesi ve güncellenmesini içeren yönetim danışmanlığı çalışmasını da içeren bu proje ile Teolupus müşterinin sürekli iç denetim hizmet tedarikçisi olarak seçilmiştir. 

Sağlanacak kurumsal değer artışı ile aynı zamanda, kurumsal derecelendirme ve bağımsız denetime sağlanacak katma değerin artışı amaçlanmıştır. 

Örnek çözüm önerileri

Teolupus’un dış hizmet sağlayıcı olarak sunduğu iç kontrol değerleme çalışması, makro bazlı risk değerleme çalışması ve iç denetim hizmeti:

• Mevcut Durum Analizi
• İç Kontrol Değerleme Çalışması
• Makro Bazlı Risk Değerlendirme
• Yıllık Risk Esaslı İç Denetim Planı
• İç Denetim

şeklinde 5 aşamadan ve döngüden oluşmuştur.

Dış göz olarak bağımsız ve tarafsız bakış açısı, yürürlüğe konulan iç denetim yönetmeliği, modern iç denetim yöntemleri ile birlikte çalışanların sürece katkısı ve kurum bünyesinde risk/iç kontrol/iç denetim kavramlarının farkındalığının artışı, operasyonel/finansal/idari süreçlerde farkedilen iyileşme, iş süreçlerinin ve prosedürlerin güncellenmesi ve olmayanların yazılması, organizasyonel yapıdaki iyileştirmeler kısa ve uzun dönemli kurumsal faydalar sağlamıştır.

Şirketler grubu ve holding yapılanmasında olan müşterimiz, bu profesyonel deneyimi dış hizmet sağlayıcı olarak Teolupus ile birlikte diğer grup şirketlerinde de gerçekleştirme kararını vermiştir.

Müşterimiz kullanmakta olduğu mevcut Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP)
sisteminin şirketin beklentilerini karşılayamaması sonucunda Teolupus’tan iş
süreçlerini takip edebilecek ve beklentileri karşılayabilecek yeni bir ERP seçimi
danışmanlığı ve bunun öncesinde süreç iyileştirme çalışması ve konusunda çözüm
talebinde bulundu. Bu yazılımın ve yazılıma entegre şekilde kullanılan diğer
yazılımlarının incelenerek mevcut durum ve yeterlilik analizinin yapılması istendi.
ERP sisteminden beklenen ancak karşılanamayan ana beklentiler şöyle ifade edildi:

• Geriye dönük izlenebilirlik
• Dosya takip işlemleri
• Üretim süreci takibi
• Tüm süreçlerin entegre çalışması

Örnek çözüm önerileri

Şirketin genel merkezi ve fabrika da yapılan süreç incelemeleri ve yetkililer ile
görüşmeler sonucunda hazırlanan ve tüm iş süreçlerinin kurumsal riskler/iç kontroller ve en iyi uygulamalara göre iyileştirilmesini içeren analiz ve önerileri içeren değerlendirme raporu şirket yönetim kuruluna sunulmuştur.
ERP üreticilerinden bilgi ve teklif isteme dosyasının (RFI ve RFP) yazılmasına destek verilmiştir.

Oluşturulan senaryoya göre tanıtım sunumu istenen ERP yazılımlarının objektif ve ölçülebilir kriterler ile değerlendirilmesi sağlanmıştır.
Şirket paydaşlarının değerlendirmelerinin sonucunda ERP yazılımının seçimine – marka bağımsız ve tarafsız- destek sağlanmıştır.

Proje sözleşmesinin bütçe, termin ve teknik performans değerlendirme kriterlerine uygun olarak hazırlanmasına destek sağlanmıştır. Öneriler arasından seçimi yapan şirkete, seçilmiş olan ERP yazılımını satın alma sonrası kurulum/ tasarım ve hayata geçirme sürecinde (implementasyon) Teolupus kalite güvence hizmeti sunmuştur.

‘’Suç Gelirlerinin Aklanması, Terörün Finansmanı ve Kitle İmha Silahlarının Finansmanının Önlenmesi’’ konularındaki kanuni düzenlemelere bağlı olarak MASAK tarafından çıkarılan Suç Gelirlerinin Aklanması ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Yönelik Tedbirler Yönetmeliği, MASAK tarafından düzenlenmiş olan Suç Gelirlerinin Aklanması ve Terörün Finansmanının Önlenmesine Yönelik Uyum Programları Hakkında Yönetmelik, kambiyo mevzuatında düzenlenen 1 Temmuz 2021 itibariyle (A) Grubu Yetkili Müesseseler ile Kıymetli Maden Aracı Kuruluşlarının tamamı, bir dizi yükümlülük kapsamına dahil olmuşlardır. Borsa İstanbul üyesi olanlar ise Borsa İstanbul’un mevzuatına da dahil olmuşlardır.

1 Temmuz 2021 tarihinden başlayarak A grubu yetkili müesseselere ve kıymetli maden aracı kuruluşlarının sorumlu tedarik zinciri programı uygulamaları, iç kontrol sistemi kurmaları, iç denetçi, iç kontrol sorumlusu ve tedarik zinciri uyum görevlisi istihdam etmeleri mükellefiyeti getirilmiştir. Bu yükümlülükler kapsamında söz konusu tedarik zinciri uygulamalarına yönelik olacak şekilde bağımsız güvence denetimi hizmeti alınması da zorunlu hale gelmiştir.

Bu çerçevede farklı hukuki düzenlemeler karşısında, müşterilerimizin mevzuata uyum hususunda destek talepleri gelişmiştir oluşmuştur. 

Örnek çözüm önerileri

Birlikte yol aldığımız müşterilerimize Mevzuata Uyum Danışmanlığı sunarak, yeni düzenlemelere uyum sağlama konusunda gerekli eğitimler düzenleyerek, politika dokümanları, prosedürler geliştirerek ve süreci yakından takip edip, yönlendirerek destek sunduk ve sunmaya devam ediyoruz. Bu süreçte müşterilerimize mevzuata uyum, iç kontrol sisteminin geliştirilmesi, risk yönetimi, iç denetim, kurumsal yönetim ve süreç iyileştirme gibi katkılarımızı sunarak, raporlama ve organizasyon altyapısını geliştirerek kurumsal adımlarında kendilerine yardımcı olmaktayız.

Özellikle, güçlü ve sürdürülebilir etkin bir iç kontrol sisteminin tesisi hususundaki uzun vadeli ihtiyaca yönelik tespit, öneri ve sıralı çözüm önerilerimiz ile mükellef gruptaki müşterilerimize danışmanlık desteği sağlamak, şirketimiz için önemli bir mevzuata uyum faaliyeti olarak öne çıkmaktadır. 

Ukrayna’da madencilik faaliyeti yürüten yapan müşterimizin iç denetimi uzaktan denetim yoluyla yapılarak süreçlerdeki riskler analiz edilmiş ve iç kontroller değerlendirilmiştir. COVID-19 salgını sebebi ile uzaktan yürütülen iç denetim faaliyeti başarılı bir şekilde sonuçlanarak İngilizce hazırladığımız iç denetim raporu müşterimize teslim edilmiş ve stok sayımı, prosedürler ve iş akış şemaları başta olmak üzere önerilerimiz raporlanmıştır.

Tarım sektöründe faaliyet gösteren müşterimiz, bitkisel üretim yaparak faaliyetini sürdürmektedir. Şirketin kurumsallaşma yolunda attığı adımlar ve risklerini tespit ederek eksiklerine karşılık önlem alma ihtiyacı doğrultusunda iç denetim hizmeti alma talebi oluşmuştur. İç denetim faaliyeti sonucu şirketin tarımsal riskleri, kurumsallaşma ihtiyaçları ve şirketin iş süreçlerindeki gelişme alanları değerlendirilerek riskleri ve risklere karşı alınabilecek tedbirler konusunda öneriler sunulmuştur.

Yönetim bilgi sistemi, iş süreçlerinin standartlaştırılması, yatırım analizi ve yönetim raporlaması başta olmak üzere çeşitli öneriler raporlanmıştır.

Personel takip, denetim ve puantaj sistemleri teknolojisi yazılımı ve donanımı bileşenleri sunan müşterimize tarafımızca iç denetim hizmeti sunulmuştur. Müşterimizin iş süreçlerinin iç denetimi sonucunda hazırlanan iç denetim raporunda, özellikle satışlar, ticari alacaklar ve demirbaşlar gibi iş süreçleri derinlemesine incelenmiş, riskler raporlanmış ve geleceğe yönelik iç kontrol ve süreç iyileştirme önerileri sunulmuştur.

Dış kaynak yoluyla şirketin iç denetim faaliyeti Teolupus tarafından gerçekleştirilmiştir. Turizm sektöründeki müşterimizin operasyonel, mali ve mevzuata yönelik iş süreçlerinin değerlendirilmesi sonucunda hazırlanan iç denetim raporunda süreçlerdeki riskleri en aza indirmek amacıyla iyileştirme önerileri yer almıştır.

COVID-19 salgını sürecinde seyahat kısıtlamaları ve sağlık düzenlemelerine uyumun önemli olduğu turizm sektöründe yapılan bu iç denetim şirketin nitelikli hizmetinin öne çıkması açısından katma değer sağlamıştır.

Müşterimizin yönetim kurulu tarafından kurumsallaşmaya yönelik ve faaliyet süreçlerinin etkinliğini ve verimliliğini artırmak amacıyla yıllık iç denetim faaliyetinin yapılması talep edilmiştir.

İç denetim faaliyeti sonucunda hazırlanan raporda mevcut riskler ve risklere karşılık iç kontrol ve iyileştirme önerileri yer raporlanmıştır. Buna örnek olarak, kullanılan takip ve yazılım sistemine ilişkin ve COVID-19 salgını döneminde şirketlerin değişen iş modellerine faaliyetlerin uyumu gibi konularda öneriler sayılabilir.

Şirketin bağlı olduğu holding yönetim kurulu tarafından kurumsallaşmaya yönelik alınan karar doğrultusunda dış kaynak kullanılarak iç denetim faaliyetinin yapılması uygun görülmüş ve İthalat, İhracat, Satınalma, Satış, Muhasebe, Finansman ve İnsan Kaynakları Süreçleri Teolupus tarafından denetlenmiştir. Uluslararası iç denetim standartlarına göre yapılan iç denetimde mevzuata, şirket prosedürlerine, COSO kurumsal risk yönetimi çerçevesine, COSO iç kontrol çerçevesine ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uyum, en iyi uygulamalara uyum kriter olarak alınmıştır.

Mevcut iş süreçleriyle birlikte sektörün özelliklerini de göz önünde bulundurarak yapılan iç denetimde, riskleri yönetme ve kurumsal değeri arttırma amacına yönelik güvence ve danışmanlık önerileri içeren iç denetim raporu müşterimize teslim edilmiştir.

Çalışmada sözleşme süreçlerinin stratejiyle uyumu, sigortalama, organizasyonel etkinlik, fiyatlama ve diğer kritik süreçler incelenmiştir.

Kurumsallaşma yolunda iç denetimin güçlendirilmesi

Örnek Çözüm Önerileri

Orman ürünleri sanayii ve kimyasal üretimi sektöründe faaliyet gösteren müşterimizin yapılan Turquality çalışmalarına paralel olarak başlanan İç denetim departmanı kurulumu ve şirketin İç denetim departmanında çalışacak ekibinin kurumsal eğitimi (kurumsal risk yönetimi, iç kontrol, iç denetim, muhasebe), İç denetim yönetmeliğinin hazırlanması, uygulama yöntemleri geliştirme ve denetim plan oluşturma sürecinde danışmanlık hizmeti ile destek verilmiştir.

Sunulan danışmanlık hizmetimizin içeriği aşağıdaki bulunmaktadır:

1. Kurumsal eğitim kapsamında:
   • İç Denetim Eğitimi
   • COSO İç Kontrol Çerçevesi Eğitimi
   • COSO Kurumsal Risk Yönetimi Çerçevesi Eğitimi
   • Finansal Muhasebe, Maliyet Muhasebesi ve Mali Tablolar Eğitimi
2. İç Denetim Yönetmeliği
3. İç Denetim Stratejisi
4. İç Denetim Kaynaklarının Belirlenmesi
5. İç Denetim Planı
6. İç Denetim Rehberi
7. Hammadde (Odun) Alım Denetimi
8. Üretim Süreci Denetimi
9. Maliyet Muhasebesi Denetimi

Müşterimizin kendi firmalarına özel tasarlayıp yazdıkları ve halen kullanmakta oldukları Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımı ile bu yazılımla entegre şekilde kullanılması hedeflenen Barkod, PDKS ve MES yazılımlarının incelenerek aşağıdaki unsurlara göre mevcut durum ve yeterlilik analizinin yapılması istendi:

• Departmanlardaki süreçlerin, mevcut yazılımlarda aranması ve yeterliliğinin belirlenmesi
• Genel ERP, Barkod, MES ve PDKS fonksiyonların, yazılımlarda aranması ve yeterliliğinin belirlenmesi
• Sektörel fonksiyonların, mevcut yazılımlarda aranması ve yeterliliğinin belirlenmesi

Örnek Çözüm Önerileri

Tıbbı ve mekanik bileşen üretimi sektöründe, bağlantı parçaları ve rakor, basınç denge elemanları, konektör ve tıbbı ürünler üretimi konusunda faaliyet gösteren müşterimizin;

1. Yazılımlarının 3 analiz unsuruna göre yeterlilik raporu.
2. Karşılanmayan süreçler listesi.
3. Yazılımlarının fonksiyonel haritasının ve çözüm mimarisinin belgelenmesi.
4. Mevcut durum analiz notları.
5. Müşterimiz kendisi tarafından geliştirilen yazılımların kodlama yapısı ve çalışma prensipleri ile ilgili analiz yapılacak noktaların belgelenmesi.

kendilerine raporlanarak Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), Barkod, PDKS ve MES yazılımlarının gelecekte şirketin stratejik planlarına uygun ihtiyaçları karşılayıp karşılamayacağına dair değerlendirme yapmalarına imkan sağlanmıştır.

Şirketin faaliyet çeşitliliği artması nedeni ile bir yıl önce farklı unvanda yeni bir şirket kurup, faaliyet alanlarına göre ikiye ayrılmıştır, ayrıca şirketler holdinge bağlı oldukları için bazı departmanlar birden fazla şirkete hizmet vermektedir.

İç denetim hizmeti; Turquality destek programı başvuru hazırlığı kapsamında, departmanların iş süreçlerindeki mevcut risklerin ve iç kontrollerin gözden geçirilmesi, değerlendirilmesi ve etkinliği ve verimliliğinin artması amacıyla talep edilmiştir.

Ayrıca şirket ihracatın sürdürebilirlik konusunda önem taşıdığına inanarak, globalleşme ve yurtdışı piyasaya açılmak isteği ile iç denetim talep etmiştir.

Örnek Çözüm Önerileri

1. Strateji ve risk yönetimi konularında organizasyonu güçlendirici öneriler,
2. Süreçlerin doğru ve yönetilebilir olması için organizasyon şemasının geliştirilmesi ve sadeleştirilmesi konusunda öneriler,
3. İş döngüsü mantığıyla mali işler biriminin bölümleri arası güçlü iletişimin sağlanması konusunda öneriler,
4. Şirket prosedürlerinin revize edilmesi ve gerçek faaliyet akışına uygun olması konusunda öneriler,
5. Nakit planlamasının ve yönetiminin geliştirilme önerileri,
6. Hesap planının doğru kullanılması ile ilgili öneriler,
7. Şirket sigortaları ve demirbaşların takibi ile ilgili öneriler,
8. İhracatta karşılaşılabilecek risklere karşılık öneriler,
9. Kullanılan yazılımların koordinasyonu ve gelecekteki ihtiyaçlara ilişkin öneriler,
10. Risk, iç kontrol ve süreç geliştirme konularında eğitim önerileri,
11. Çalışanların iyi niyetleri olmakla birlikte gelecekte olası suistimal riski ve muhtemel hataların önlenmesi konusunda öneriler,

İstenilen ve beklenilen verimliliğin alınmaması, şirket içi iletişim noksanlığı, görev tanımlarındaki belirsizlikler, profesyonel yönetime geçiş zorlukları, iç denetimin yapılmaması, ERP sisteminin yeteri kadar kullanılamaması ve dolayısıyla verilerin güvenilirliğinde belirsizlik, ana deponun stok sayımı ile kayıtların tutmaması, yüksek sayıda ürün iadesi ve müşteri şikayeti sonucunda tüm departmanların iş akış şemaları çıkartılarak süreçlerin incelenmesi, bulguların, risklerin ve çözüm önerilerinin paylaşılması ve şirketin genel durumunu hakkında bilgilendirme raporu talep edildi.

Çalışmalar sonucunda ortaya çıkan bulguları ve bulguların taşıdığı riskler ve risklerin kabul edilebilir seviyeye indirgenmesi için öneriler sunuldu.

Örnek Çözüm Önerileri

• Tüm süreçlerin haritasının hazırlanması önerildi
• Risklerin sistematik olarak tanımlayıp ölçülmesi önerildi
• Mağaza ve denetimlerinde yaşanan eksikliklerin giderilmesi yönünde çalışma yapılması ve mağaza denetim listesi oluşturuldu
• E ticarette yaşanan stok, lojistik, fiyatlama ve satış kanallarının problemlerinin giderilmesi için önerilerde bulunuldu
• Fabrika ve fason arası üretim planının doğru yapılmaması ve yapılan plana uyulmaması sonucu ürünlerin tedarik zamanında mağazalara gönderilmemesi konusunda çözüm önerileri getirildi
• Üretimde kalite kontroldeki noksanların giderilmesi yönünde çözüm yolları sunuldu
• Depolama ve stok sistemindeki yanlışlıklar için öneriler sunuldu
• Lojistik sistemindeki hatalı işlemlerin doğurduğu fazla maliyetleri azaltmak için çözüm önerileri sunuldu

Şirket bünyesinde iç denetim rehberi hazırlandı, bu çerçevede iç denetim yönetmeliği, denetim komitesi yönetmeliği, iç denetim organizasyon yapısı, iç denetçi görev tanımı, iç denetim çalışma kağıtları, yöntemleri, rapor türleri vb önerildi ve hayata geçirildi.

• Muhasebe sistemi geç bilgi üretiyor, çıktılarının doğru olması konusunda güvence ihtiyacı var
• Nakit yönetimi ve finansman yapısı ve risklerin (kur-vade-faiz riski vb) yönetimi konusunda bilgi ihtiyacı var
• Tüm süreçlerde eksiklikler var ve prosedürler ve yönetmelikler hazırlanması gerekiyor
• Mevcut organizasyon şeması etkinlik ve verimlilik açısından güncel ihtiyaçlara cevap vermiyor
• Yönetici pozisyonları için iş ve görev tanımları ile bu personelin taşıması gereken vasıflar yeniden yapılması gerekiyor
• Performans değerleme ve Ödül-Takdir Sistemi gözden geçirilmeli

Örnek Çözüm Önerileri

Muhasebe sisteminin doğru ve zamanında veri, belge ve kayıt üretme altyapısı geliştirilmiş ve bilanço ve gelir tablosu gibi temel raporların doğru ve zamanında hazırlanmasına katkıda bulunulmuştur,

Şirket mali tablolarının analizi yapılarak ve aynı sektördeki şirketlerle karşılaştırılarak, şirket yöneticilerinin finansal durumlarıyla ilgili bilgi sahibi olması sağlanmıştır,

Mevcut uygulamadaki tüm süreçler, tutulan belge ve kayıt düzeni incelenmiş bulunan riskler ve kontrol eksiklikleri yönetime raporlanmıştır. Ayrıca, tüm süreç prosedürleri (Mali ve idari işler, operasyon ve üretim dahil) ve alt süreç prosedürleri, yeniden yazılmış ve ekine süreç haritaları konulmuştur. Çalışmalar mevcut ISO 9001 dokümanlarına uyumlu şekilde yapılmıştır,

Mevcut organizasyon şeması etkinlik ve verimlilik açısından yeniden gözden geçirilmiş ve yönetimle mutabık kalınarak yeni bir organizasyon şeması uygulamaya alınmıştır,

Yönetici pozisyonları için iş ve görev tanımları yeniden yapılmış, bu tanımlara uygun personelin taşıması gereken vasıflar belirtilmiştir,

Performans değerleme ve Ödül-Takdir Sistemi gözden geçirilmiş, ideal bir sistem konusunda üst yönetime bilgi ve performans göstergeleri sunulmuş ve kurum içi davranışlar, güven, iletişim, strateji, liderlik gib yönetim konularında eğitimler verilmiştir.

Depo ve Lojistik, Üretim süreç prosedürleri ve süreç haritaları (iş akış şemaları) hazırlanmıştır.

• Tedarikçilerden ürünü zamanında temin etmek, stok yatırımlarını birim maliyetleri minimize edecek ve müşteri beklentilerini zamanında karşılayacak şekilde stokların optimum düzeyini belirlemek için yapılacak faaliyetlerin belirlenmesi
• Süreç verimsizliği ve personel dönüş hızının yüksekliği
• Organizasyonda karmaşa
• Fatura ve sevk irsaliyesi gibi dokümanlarda yüksek hata oranı
• Stok takip sistemi ve tasarım yetersizliği
• Muhasebe kayıtlarında ve yönetim raporlamalarında hatalı ve eksik uygulamalar
  

Örnek Çözüm Önerileri

Bilgisayar yazılım ve stok sayım uzmanlarımızla birlikte yapılan koordineli çalışmayla:

Stok yönetimi süreç prosedürü, etkin stok yönetimi fonksiyonel organizasyon planı, stok yönetimi süreç kimlik kartı, alt süreç haritaları, (sipariş alma, sipariş oluşturma, ürünlerin sevk alanına toplanması ve sevkiyat, satış faturalama ve muhasebe kaydı, satın alma, mal kabul, raf yerleştirme gibi), görev tanımları, stok yönetimi iç kontrol kriterleri, stok sayım yönetmeliği, stok yönetim talimatları (mal kabul, taşıma ve depolama, istifleme, forklift ve diğer kaldırma araçları kullanma, yükleme ve sevk etme, güvenlik, yangın, hijyen gibi) hazırlanmış ve eğitim verilmiştir.

Kâr yetersizliğinin irdelenmesi, giderlerin yüksekliği, gelirde mevsimsel istikrarsızlık, kurumsal yönetişim sorunlarından kaynaklanan personel devrinin fazlalığı gibi sorunlar.Kâr yetersizliğinin irdelenmesi, giderlerin yüksekliği, gelirde mevsimsel istikrarsızlık, kurumsal yönetişim sorunlarından kaynaklanan personel devrinin fazlalığı gibi sorunlar.

Örnek Çözüm Önerileri

1. Gider analizi yapılarak, bir kısım giderlerin yüksek olduğu görülmüş aşağıdaki öneriler getirilmiştir:

• Reklam giderlerinin gözden geçirilerek, maliyet-katkı karşılaştırılması sonucu verimlilik önerileri sunulması
• Ödenen bankacılık komisyonlarının incelenerek azaltılma seçeneklerinin önerilmesi
• Cironun düştüğü aylarda personel giderlerinde optimizasyon önerileri sunulması
• Muhasebe, vergi risklerinin tespiti ve öneriler sunulması ve sektörel teşviklerden yararlanılmasını önerilmesi
• Tedarikçi değerlendirmeleri ile pazar odaklı satınalma maliyetlerinde azaltma önerileri sunulması

1. 2. Mevsimsel ciro dalgalanmaları için ürün, coğrafi bölge, müşteri segmenti ve tasarruf önerileri üretilmesi,
   3. Yönetişim sorunlarına önlem olarak, organizasyon planının yetki ve sorumlukların, iş akış planlarının, talimat ve prosedürlerin süreçlerin verimliliğini artıracak şekilde yazılı hale getirilmesi önerileri.