İLKE 14: Örgüt İçi İletişim Kurar
Örgüt, iç kontrol amaç ve sorumlulukları da dahil, iç kontrolün işlevini yerine getirmesini desteklemek için gereken bilgileri kendi içinde iletir.
Odak Noktaları
Aşağıdaki odak noktaları, bu ilkeye ilişkin önemli özellikleri vurgulamaktadır.
- İç Kontrol Bilgisini İletir – Tüm personelin iç kontrol konusundaki sorumluluklarını anlamalarını ve uygulamalarını sağlamak için gereken bilgilerin iletilmesine yönelik bir süreç uygulanır.
Kuruluş çapında aktarılan bilginin iletimi aşağıdakileri kapsar.
- Personelin iç kontrol konusundaki sorumluluklarını yerine getirmesini destekleyen politika ve prosedürler
- Belirlenen amaçlar
- Etkili iç kontrolün önemi, uygunluğu ve faydaları
- Yönetim ve diğer personelin kontrolleri gerçekleştirme konusundaki görev ve sorumlulukları
- İç kontrolde zayıflık, kötüleşme ve uyumsuzluk da dahil iç kontrolle ilgili önem arzeden her konunun kuruluş içerisinde yukarıya aşağıya ve kuruluş çapında iletilmesi konusunda örgütün beklentileri
Yönetim, bilginin iç iletişim yoluyla paylaşılmasını sağlayan ve yönetim ile diğer personelin çeşitli fonksiyonlar, faaliyet birimleri veya bölümlerde kontrol sorumluluklarını yerine getirmelerini temin eden kontrolleri seçer, geliştirir ve yaygınlaştırır. Örneğin;
Bir kuruluşun satış departmanında sahada hizmet veren bir personeli, belirli parçalarla ilgili kusur oranları bilgilerini toplamaktadır. Bu bilgi, üretim kalitesi veya ürünün tasarımıyla ilgili bir sorunu gösterebileceğinden dolayı, üretim ve mühendislik direktörleri için de faydalıdır. Ayrıca izleme eylemlerinin sonuçları sorunun kök sebebinin tespit edilmesi ve düzeltici önlem alınmasını sağlamak için diğer personele de iletilir.
- Yönetim Kurulu İle İletişim Kurar – Yönetim ve Yönetim Kurulu, kuruluşun amaçlarına ilişkin kendi görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmeleri için gerekli olan bilgiye sahip olacak şekilde birbiriyle iletişim halindedir.
Yönetim ile yönetim kurulu arasındaki iletişim, yönetim kuruluna iç kontrole yönelik gözetim sorumluluğunu yerine getirebilmesi için gerekli olan bilgiyi sağlar. Yönetim kuruluna iç kontrol hakkında iletilen bilgi, genellikle, iç kontrol sistemine uyum, iç kontrol sistemindeki değişiklikler veya iç kontrol sisteminden kaynaklanan sorunlara ilişkin önemli konuları kapsar.
Diğer personelin yönetim kuruluyla doğrudan iletişimi de önemlidir. Yönetim kurulu üyeleri, yönetimin müdahalesi olmaksızın, çalışanlara doğrudan erişebilmelidir. Bu, yönetim kurulu üyelerine personelin aksi durumda rahatça paylaşamayacağı davranış kurallarına uyum, personelin yetkinliği veya yönetimin iç kontrolleri ihlal etme potansiyeli gibi önemli konular hakkında personele serbestçe sorular sorma ve değerlendirmeler yapma imkânı sağlar.
- Ayrı İletişim Hatları sağlar – Normal iletişim kanallarının işlemediği veya etkisiz olduğu durumlarda acil ihbar hatları gibi ayrı iletişim kanalları bulunur. Ve bu iletişim kanalları isimsiz veya gizli iletişim kurma imkânı veren arıza-emniyetli (arıza halinde devreye giren) mekanizmalar olarak hizmet verirler.
Bazı durumlarda, normal iletişim kanalları işlemediğinde veya etkisiz kaldığında, gizli veya kimlik gerektirmeyen (anonim) arıza-emniyetli iletişim mekanizmaları oluşturmak için ayrı iletişim hatları gereklidir. Çoğu kuruluş, bu tür mesajları yönetim kuruluna veya denetim komitesi üyesi gibi bir yönetim kurulu temsilcisine iletmesi için personele bir iletişim kanalı tahsis eder ve personeli böyle bir iletişim kanalının varlığından haberdar eder.
Bir kuruluşun çalışanlarını misilleme korkusu olmadan şüpheli gördükleri davranış kuralları ihlallerini raporlamaya teşvik eden bu tür ayrı mekanizmalar, üst yönetimin açık iletişim kanallarına bağlı olduğu ve kendisine raporlanan bilgiye göre harekete geçeceği konusunda açık bir mesaj gönderir.
- Uygun Olan İletişim Yöntemini Seçer – İletişim yöntemi, iletilen bilginin zamanlamasını, hedef kitlesini ve türünü göz önünde bulundurur.
Hem bilginin anlaşılır olması hem de etkili bir şekilde iletilmesi, mesajların amaçlanan şekilde alındığını güvence altına almak bakımından önemlidir. Yüz yüze yapılan toplantılar gibi aktif iletişim biçimleri, yayın e-postası veya iç ağ iletileri gibi pasif iletişim biçimlerinden çoğunlukla daha etkilidir. İletişimin etkinliklerinin dönemsel olarak değerlendirilmesi, iletişim yöntemlerinin işe yaradıklarını güvence altına almaya yardım eder. İç kontrol sorumluluklarıyla ilgili bilginin iletimi tek başına yeterli olmayabilir. Yönetim bu bildirimle birlikte, zamanında ve tutarlı bir biçimde aldığı tedbirlerle iletilen mesajları güçlendirebilir.
İç Kontrol Makale Kaynakları
- Uluslararası İç Denetim Standartları, Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü, www.theiia.org
- Makale Kaynakları
- Dr.Davut Pehlivanlı, Güncel İç Denetim Uygulamaları, Beta 2010
- Prof.Dr. Nejat Bozkurt, Muhasebe Denetimi, Alfa 1998
- Prof.Dr.Nejat Bozkurt, TÜRMOB Bağımsız Denetim Eğitimi Ders Notları, 2012
- Dr.Özgür Çatıkkaş, KGK, Marmara Üniversitesi. Kurumsal Yönetim Ders Notları, 2013
- İSMMMO-Kobilerde İç Denetim İçin Pratik Bilgiler, 2013
- Türkiye İç Denetim Enstitüsü, www.tide.org.tr
- Alp Buluç, Makale, İç Kontrol, Hürses, 19 Mart 2013
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
- Uluslararası Ic Denetim Standartları, www.theiia.org
- www.coso.org Treadway Komisyonu Destekçi Kurumlar Komitesi, İç Kontrol Bütünleşik Çerçevesi, 2013
- Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu
- Kamu İç Kontrol Standartları
- Kamu İç Kontrol Rehberi
Bu gönderi şu adreste de mevcuttur: English
