Güvenli Yarınlara – Temmuz 2024

Bu bülten PDF olarak indirilebilir.

Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) Faydaları ve Riskleri

20. yüzyılda gündemdeki yerini alan ve pekiştiren dış kaynak kullanımı (Outsourcing) mikro ve makro ölçekte etkilere sahiptir. Dış kaynak kullanımı bugün itibariyle çeşitlenmiş, yerel ve uluslararası seviyede önemli bir iş alanı haline gelmiştir. Eş kaynak kullanımı belirlenen bir sürecin şirket içi ve dışı kaynaklardan birlikte karşılanması anlamına gelir. Stratejik olarak iyi planlanan bir iç-dış-eş kaynak kullanımı kurumlara pek çok faydalar sunabilir.

Dış kaynak kullanımı bir sürecin tamamını veya bir kısmını içerebilir. Şirketlerin faaliyetlerini arttırarak büyüdükçe rekabet üstünlüklerini nasıl geliştirebilecekleri konularında çözüm aramaları doğaldır. Buna göre dış kaynak tedarikini şirketin değer zincirinde şirkete asıl katma değer oluşturan faaliyetlere (değer oluşturan, taklit edilmesi zor olan işler) odaklanmaları ve rekabet üstünlüğü sunmayan faaliyetleri dış hizmet sağlayıcılardan temin etmeleri olarak tanımlayabiliriz. Dış-eş kaynak kullanımı hukuki bir sözleşmeye dayalı olarak yapılmalıdır. Bu sözleşmeye dayalı olarak iki taraf arasında haklar ve sorumluluklar belirlenmektedir. Sözleşme şartları kritik önemdedir. Dış kaynak sunan tarafın belirli bir hizmet seviyesini, kaliteyi ve standartları sağlaması beklenir. Firmaların asıl katma değer oluşturan faaliyetleri değişken olabilir. Örneğin bazı firmalar için bu ürün tasarımı, bazıları için ürün kalitesi, garanti süresi, müşterilerinin memnuniyeti, müşteri ilişkilerinin kalitesi, dağıtım ağı, tedarikçi ağı, fiyatı, ödeme koşulları vb olabilir. çok Dış kaynak tedariki yapan firmalar bu tedariği pek firmaya yapacağından hem uzmanlaşabilmekte hem de ölçek ekonomisi nedeniyle maliyetlerini çekebilmektedir.

Dış kaynak kullanan şirketler de bu hizmetlere daha uygun maliyetli ulaşabilmekte ve çalışanları zamanlarını şirketin asıl rekabet gücü olan alanlara ayırabilmektedirler. Personel yedekleme riski azalabilmektedir. Dış tedarikçi den istendiği süre kadar hizmet alınması bir başka maliyet azaltıcı faydadır. Belirli bürokratik süreçler ve yasal sorumluluklar optimize edilebilecektir. 

Dış kaynak sağlayan şirketin sahip olduğu uzmanlıktan ve tecrübeden daha fazla yararlanılabilmektedir. Şirket çalışanları zamanlarını ve kaynaklarını rasyonelize ederek verimlilikleri artabilecektir. Şirkette hız ve esneklik artabilmektedir. Bir dönem içeride yürütülen bir süreç dış kaynaktan sağlanmaya başlayabileceği gibi dış kaynaktan temin edilen bir ürün veya süreç ihtiyaca binaen yeniden iç kaynak yoluyla tedarik edilebilir. Süreçlerin ilerlemesi karşısında ihtiyaç duyulan bir iş en başından itibaren de dışarıya yaptırılabilir. Mavi yakalı işlerin yanında beyaz yakalı işler de içeriden veya dışarıdan temine konu olabilir. 

Dış Kaynak Tedariki Yoluyla Karşılanabilecek Bazı Hizmetler 

• Arşiv depolama, basım işleri 
• İnsan kaynakları yerleştirme, yönetimi bordrolama, (seçme eğitim, ücretlendirme, performans değerlendirme, danışmanlık, kariyer kaynakları bilgi sistemi vb.) yönetimi, insan 
• Bilgi teknolojisi (bakım, onarım, eğitim, uygulama, yazılımı depolama vb.) geliştirme, bulut 
• Müşteri hizmetleri (bilgi sistemleri, saha hizmetleri vb.) 
• Muhasebe-finans (Vergi hesaplama, satın alma ve muhasebe kayıdı) 
• Lojistik-nakliye (ambarlama, postalama dağıtım, bilgi sistemleri ve operasyonlar) 
• İdari işler (Fotokopi vb.)
• Satış-pazarlama (tele-pazarlama, çağrı merkezi hizmeti, reklâm, e-posta ile tanıtım)
• Yemek, personel taşımacılığı, güvenlik, temizlik ve otomobil kiralama hizmetleri
  • Tesis Yönetimi (işletme, bakım, onarım) 

Dış Kaynak Tedarikindeki Riskler 

Tedarikçi iyi denetlenmezse hizmet kalitesi düşebilir, yanlış tedarikçi seçmeme amacıyla kriterler iyi belirlenmelidir. Tedarikçinin maddi dayanıklılığı, istikrarı, teknolojisi, insan kaynağı, uzmanlığı, tecrübesi, kurumsal ihtiyaçları anlayabilmesi, kurumsal olgunluğu, standartları ve iş etiği önem taşımaktadır. Müşteri şikayetlerini yakından izlemek, kontrol etmek ve tedarikçiyi denetlemek bir ihtiyaçtır. Bazen dış kaynak kullanan taraf dış kaynak sunan tarafta kendi çalışanını bulundurarak güçlü bir kontrol yapısı oluşturabilir. Sözleşme belirli sürelerde gözden geçirilebilmelidir. Tedarikçiye aşırı bağımlılık dış kaynak kullanan tarafın esnekliğini azaltabilir. 

Ana süreçlerin dış kaynak yoluyla alınması dış kaynak kullanan tarafın ana becerilerinin azalmasına ve ticari dezavantaja dönüşebilir. Hatta dış kaynak sunan firma ileride dış kaynak hizmeti alan firmanın alanında faaliyet yapabilir. Bu nedenle hukuki ve ticari boyutta planlama ve uygulama önemlidir. Bilgi gizliliği konusunda yaşanabilecek sorunlar zamanla şirkete zarar verebilir. Çalışanların iş güvencesi tarafında yaşayabileceği etkiler riskler barındırabilir. Kısa vadeli başarının fazlaca ön plana çıkması ciddi bir risktir. Şirketle ile tedarikçi arasında iyi bir iletişim olmazsa tedarik edilen işler yavaşlayabilir.

Alp BULUÇ
TeoLupus Partner 

alp.buluc@teolupus.com.tr 

Şirketlerde; İç Kaynak, Dış Kaynak ve Eş Kaynak Kullanımı: Hangisi Tercih Edilmeli?

Şirketler sürekli olarak büyümek, rekabette öne çıkmak ve kaynaklarını en iyi şekilde kullanmak isterler. İş süreçlerinin yürütülmesi söz konusu olduğunda, şirketler genellikle üç ana seçenekle karşılaşırlar: İç kaynak kullanımı, dış kaynak kullanımı veya eş kaynak kullanımı. Peki, her bir yaklaşımın avantajları ve dezavantajları nelerdir? Hangi durumda ve zamanda hangisini seçmek doğru bir karardır?

İç Kaynak Kullanımı 

İç kaynak kullanımı, bir şirketin kendi çalışanlarını ve varlıklarını görevleri yerine getirmek için kullanması anlamına gelir. Örneğin, bir yazılım şirketinin kendi bünyesinde yazılım geliştiricilere sahip olması gibi. Bu yaklaşım şirketlere süreçler üzerinde daha fazla kontrol ve çalışanlar arasında daha iyi bilgi paylaşımı sağlar. Ancak, iç kaynak kullanımının maliyeti daha yüksek olabilir ve yeni yeteneklere hızlı bir şekilde ulaşma konusunda esneklik sunmayabilir. Genellikle, ana üstünlük alanlarında iç kaynak kullanımının tercih edilmesi doğaldır. Rekabet üstünlük alanlarının kontrol alanında kalarak geliştirilmesi ve bilgi mahremiyeti, bunun iki ana sebebidir. 

Dış Kaynak Kullanımı
Dış kaynak kullanımı, bir şirketin belirli görevleri yerine getirmesi için üçüncü taraf bir kuruluştan hizmet satın alması anlamına gelir. Örneğin, bir şirketin muhasebe hizmetlerini bir muhasebe firmasına, çağrı merkezi faaliyetlerini başka bir şirkete devretmesi buna örnektir. Dış kaynak kullanımı genellikle daha düşük maliyetlidir ve şirketin ihtiyaç duyduğu uzmanlığa hızla ulaşmasını kolaylaştırır. Esneklik sağlar. Bununla birlikte, bu yaklaşım şirketin süreçler üzerindeki kontrolünü azaltabilir ve bilgi paylaşımını sınırlayabilir. Genellikle şirkete rekabet üstünlüğü sağlamayan alanlarda tercih edilebilir. Ancak, bazen uzmanlık gerektiren stratejik işlerde kaynaklara hızlı erişim sağladığından stratejik fonksiyonlarda da başvurulabilir. İstenen hizmet kalitesi ve bilgi mahremiyeti sözleşmede belirtilir.

Eş Kaynak Kullanımı 

Eş kaynak kullanımı, bir şirketin bir görevi yerine getirmek için hem iç hem de dış kaynakları bir arada kullanması anlamına gelir. Örneğin, bir şirket proje yönetimi için kendi çalışanlarını kullanabilirken, projede gerekli kod geliştirme süreçlerini dışarıdan temin edebilir. Bu hibrit yaklaşım, şirketlere daha fazla esneklik sağlar ve her iki dünyanın da en iyi yönlerini kullanma imkânı sunar. Ancak, eş kaynak kullanımı daha karmaşık olabilir ve diğer yaklaşımlara göre daha maliyetli olma ihtimalini barındırır.

Tercih Sırası Size Ait 

Bir şirketin hangi kaynağı kullanması gerektiği, özel ihtiyaçlarına ve önceliklerine bağlı olacaktır. Maliyet, esneklik, süreçler üzerindeki kontrol, bilgi paylaşımı ve genel yönetim karmaşıklığı faktörlerini değerlendirirken şu hususlara özellikle dikkat etmek faydalı olabilir: 

• Maliyet: İç kaynak kullanımı genellikle daha maliyetli bir yöntemdir. 
• Hız: Uzmanlığa erişimin hızlı olması gereken durumlarda stratejik kullanılabilir süreçler için 
• Esneklik: Dış kaynak kullanımı, kaynakların ölçeklendirilmesi ve ihtiyaçlar değiştikçe daha kolay adaptasyon imkânı sağlayarak esneklik sunar. 
• Kontrol: İç kaynak kullanımı ile, şirketler süreçler üzerinde daha fazla kontrole sahip olma avantajına sahiptir. 
• Bilgi Paylaşımı: İç kaynak kullanımı, çalışanlar arasında daha iyi bilgi akışı ve kurum içi deneyim transferi sağlar. 
• Karmaşıklık: Bazı durumlarda, eş kaynak kullanımı yönetim açısından daha karmaşık olabilir. 

Şirketlerin kendi ihtiyaçlarını dikkatle analiz etmeleri ve doğru kaynak seçimini yapmaları elzemdir. İyi planlanmış bir yaklaşım, şirketlerin süreçlerini daha verimli ve etkili bir şekilde yürütmesine, rekabet avantajı elde etmesine ve sürdürülebilir büyüme sağlamasına olanak tanıyacaktır.

İşletmeler, harici uzmanların beceri lerinden yararlanarak, dahili ekiplerini genişletme konusunda uzun vadeli taahhütte bulunmadan yüksek kaliteli sonuçlar sağlayabilir. Bu yaklaşım, özellikle niş uzmanlık gerektiren projeler için veya yoğun zamanlarda mevcut işgücünün yeteneklerini desteklemek için faydalı olabilir. Ölçeklendirme Operasyonlarında Esnek lik Dış kaynak kullanımı, iş operasyon larınızı yukarı veya aşağı ölçeklendirme söz konusu olduğunda benzersiz bir esneklik sunabilir. Bu çeviklik, özellikle talebin öngörüle meyen bir şekilde dalgalanabileceği sektörlerde faydalıdır. Şirketler, dış kaynaklardan yararlanarak, kalıcı personel işe almayla ilgili uzun vadeli taahhütler olmadan işgücünü ve yeteneklerini hızla ayarlayabilir. 

Dış Kaynak Kullanımının Şirket Kültürü Üzerindeki Etkisi 

Dış kaynak kullanımı ve iç kaynak kullanımı arasındaki kararın bir şirketin kültürü üzerinde derin etkileri olabilir. İç kaynak kullanımı, çalışanlar aynı organizasyonel dokunun parçası olduğundan, genellikle ortak değerler ve hedeflerle güçlü, uyumlu bir kültürü teşvik eder. Öte yandan, dış kaynak kullanımı, farklı çalışma uygulamalarına ve kültürel normlara sahip dış ekipleri tanıtabilir, bu da şirket kültürünü çeşitlilikle zenginleştirebilir veya sürtüşme yaratabilir. 

Mevcut Ekiplerle Entegrasyon: Dış kaynaklı ekip mevcut çalışanlarla nasıl entegre olacak? 

İletişim Tarzları: İletişim tercihlerinde veya dil engellerinde farklılıklar var mı? 

İş Etiği ve Uygulamaları: Dış ekibin iş ahlakı ve uygulamaları şirketinizinkiyle uyumlu mu? 

Kültürel Değişim: Dış kaynak kullanımının getirdiği çeşitlilik, inovasyon ve yaratıcılığı geliştirmek için kullanılabilir mi? 

Bu kültürel faktörlerin işbirliğini, çalışan memnuniyetini ve nihayetinde işinizin başarısını nasıl etkileyeceğini düşünmek çok önemlidir. Kültürleri uyumlu hale getirmeye yönelik düşünceli bir yaklaşım, riskleri azaltabilir ve seçtiğiniz stratejinin faydalarını en üst düzeye çıkarabilir. 

Her seçeneğin artıları ve eksileri 

İç kaynak kullanımı, bir dış kaynak sağlayıcısına dış kaynak sağlamak yerine ekip çalışmanızı şirket içinde yapmaktır. Dış kaynak kullanımının artıları ve eksileri vardır. İç kaynak kullanımının ana profesyoneli, iş üzerinde daha fazla kontrole sahip olmaktır. İç kaynak kullanımı ile işin spesifikasyonlarınızı karşıladığından emin olabilirsiniz.

İç kaynak kullanımının ana dezavantajı, daha pahalı olabilmesidir. Dış kaynak kullandığınızda, yalnızca tamamlanan iş için ödeme yaparsınız. İç kaynak kullanımı ile, mevcut çalışanların maaşlarını ve bir departmanı veya ekibi yönetmenin genel giderlerini ödemeniz gerekir. Dış kaynak hizmetlerinin ana avantajı, daha ucuz olabilmeleridir. 

Dış kaynak kullandığınızda, yalnızca iş için ödeme yaparsınız. Operasyonel altyapı sağlamanız gerekmez. Çalışanların maaşlarından veya bir departmanı veya ekibi yönetmenin genel giderlerinden siz sorumlu değilsiniz. 

Dış kaynak kullanımının ana dezavantajı, iş üzerinde daha az kontroldür. Dış kaynak kullandığınızda, işi standartlarınıza göre yapmak için bir dış kaynak sağlayıcısına güvenirsiniz. Bu, düşük kaliteli işlere veya gereksinimlerinizi karşılamayan işlere neden olabilir. 

Karar verirken göz önünde bulundurulması gereken faktörler 

İç kaynak kullanımı ve dış kaynak kullanımı arasında karar verirken dikkate alınması gereken birkaç faktör vardır. Tartılması gereken en önemli faktörler maliyet, işin kalitesi ve zaman çerçevesidir. 

Ücret: 

Dış kaynak kullanımının maliyeti, üçüncü bir tarafın hizmetleri için ödeme yaptığınız için genellikle iç kaynak kullanımından daha düşüktür. Ancak, işi yapacak iç kaynaklarınız varsa, iç kaynak kullanımı daha düşük olabilir. 

İşin kalitesi: 

İhtiyaç duyduğunuz hizmette uzmanlaşmış bir şirketle çalıştığınız için dış kaynak kullanırken iş kalitesi genellikle daha yüksektir. Örneğin, grafik tasarım işine ihtiyacınız varsa, muhtemelen bir grafik tasarım şirketi ile çalışarak, işi dahili olarak yapmaya çalışmaktan daha iyi sonuçlar alacaksınız.

Zaman çerçevesi: 

Dış kaynak kullanımında zaman çerçevesi genellikle daha kısadır çünkü birlikte çalıştığınız şirket işi hızlı bir şekilde yapacak kaynaklara ve uzmanlığa sahiptir. Ancak, çok sıkı bir son teslim tarihiniz varsa, proje üzerinde daha fazla kontrole sahip olmak için projeyi şirket içinde yapmak daha iyi olabilir. İç kaynak kullanımı ve dış kaynak kullanımına karar verirken, proje üzerinde sahip olmak istediğiniz kontrol düzeyi, almak istediğiniz risk miktarı ve şirket kültürünüz gibi dikkate alınması gereken başka faktörler de vardır. Bununla birlikte, bu üç faktör karar verirken tartılması gereken en önemli faktörlerdir. 

Kontrol seviyesi: 

İç kaynak kullanımı ve dış kaynak kullanımına karar verirken, proje üzerinde sahip olmak istediğiniz kontrol düzeyini göz önünde bulundurmanız önemlidir. Dış kaynak kullanımı, üçüncü bir tarafla çalıştığınız için genellikle proje üzerinde daha az kontrol sahibi olmanızı sağlar. Ancak, sıkı bir son teslim tarihiniz varsa, proje üzerindeki kontrolü tamamlamak için görevi dışarıdan temin etmek daha iyi olabilir. 

Şirket kültürünüz: 

İç kaynak kullanımı ve dış kaynak kullanımına karar verirken, şirket kültürünüzü göz önünde bulundurmanız çok önemlidir. Kontrole ve kaliteye değer veren bir şirket kültürünüz varsa, projeyi şirket içinde yapmak isteyebilirsiniz. Ancak, hıza ve verimliliğe değer veren bir şirket kültürünüz varsa, projeyi dış kaynak olarak kullanmak isteyebilirsiniz.

Risk miktarı: 

Dış kaynak kullanımı genellikle daha az risk içerir çünkü tamamlanan işten siz sorumlu değilsiniz. Ancak, saygın olmayan bir şirketle çalışıyorsanız, iş sonuçlarının standartlarınızın altında olma riski vardır. 

İşletmeniz için dış kaynak kullanımı ne zaman doğru karardır? 

İşletmeler için dış kaynak kullanımının ne zaman mantıklı olduğuna dair basit bir cevap yoktur. Bir projeyi tamamlamak için gereken kaynaklar ve beceriler, dış kaynak kullanımıyla ilgili maliyet ve zaman ve kuruluşunuzun amaç ve hedefleri dahil olmak üzere birkaç farklı faktörü göz önünde bulundurmak çok önemlidir. Dış kaynak kullanımı, hedeflerine ulaşmak için özel uzmanlığa veya desteğe ihtiyaç duyan işletmeler için etkili bir strateji olabilir. Sonuç olarak, dış kaynak kullanımı genellikle zaman ve maliyet tasarrufu ile proje metodolojisi ve kalitesi üzerinde daha az kontrol arasındaki ödünleşimleri içerir. 

İşletmeniz için kaynak kullanımı ne zaman doğru karardır? 

İşletmelerin paradan tasarruf etmek veya temel yetkinliklerine odaklanmak için pazarlama veya muhasebe hizmetleri gibi belirli temel işlevleri dışarıdan temin etmesi bazen cazip gelebilir. Ancak, bazı durumlarda bir şirket için iç kaynak kullanımı daha iyi bir seçim olabilir. Temel iş işlevleri dış kaynaklı olduğunda, işletmeler genellikle kendileriyle aynı standartlara veya uzmanlık düzeyine sahip olmayabilecek üçüncü taraf sağlayıcılara güvenir.

Mdevelopers