Maliyet Optimizasyonu: Şirketinizin Giderlerini Azaltırken Verimliliğini Artırın

Dalgalı ekonomik dönemlerde şirketinizi korumak için ne yaparsınız?

Zorlu ekonomik dönemlerde çoğu şirket geniş kapsamlı gider kesintileri yapar. Yalnızca rakamlara odaklanan bu tarz kesintiler kısa vadede işe yarıyor gibi görünse de rakamların arkasındaki gerçekler daha farklı olabilir.

Gider kesintileri konusunda şirketlerin çok dikkatli olması gerekir. Çünkü sonuçları öngörmeden yapılan kesintiler önemli şirket faaliyetlerini olumsuz etkileyebilir. Hatta işlerin yavaşlamasına ve iş kesintilerine sebep olabilir. Bu da şirketin ana faaliyetlerinin zarar görmesine ve uzun vadeli başarı potansiyelin tehlikeye girmesine neden olabilir.

Peki hem ekonomik dalgalanmalara karşı durmak hem de büyüme, kârlılık, müşteri memnuniyeti gibi uzun vadeli stratejik hedefleri başarmak mümkün müdür? Bunun için işe nereden başlamalı, nasıl bir rota çizmelisiniz?

Bunu başarmak için şirket faaliyetlerine zarar vermeyecek ve uzun vadeli hedeflere destek olacak bir gider, maliyet ve yatırım yönetimi planlamak gerekir. Böyle bir planlama ise maliyet optimizasyonu ile başarılabilir.

Maliyet Optimizasyonu Nedir? 

Maliyet optimizasyonu, şirketlerin giderlerini azaltarak tasarruf yaparken büyüme, kârlılık ve müşteri memnuniyeti gibi hedeflerin başarılmasını amaçlayan stratejik bir süreçtir. Yani, yalnızca giderleri azaltmayı hedeflemez, şirketin stratejik hedeflerini başarmasını hedefler. Bunun yanı sıra, şirketin tüm operasyonlarında olabildiğince verimli hale getirilmesini hedefler. Yani her bir gider karşılığında şirkete en yüksek faydanın sağlanması maliyet optimizasyonunun başlıca amacıdır.

Kısacası, mevcut giderler nasıl azaltılır sorusundan hareket etmez. Yalnız giderlere odaklanan yüzeysel bir bakış açısı yerine konu şirketi incelemeye en temelden başlar. Parasal olan ya da olmayan hedefleri başarmak için seçilen mevcut stratejilerin uygulanmasını ayrıntılı olarak inceler. Hangi gider ve maliyetleri yapmalıyız ve hangilerini yapıyoruz karşılaştırmasından yola çıkar. Maliyetleri yeniden tanımlar, sadeleştirir ve optimize eder. Mevcut yapıyı baştan aşağı yeniden gözden geçirir. Bu süreçte iç ve dış paydaşların geri bildirimi alınarak kıyaslama ve performans göstergeleri takibi yapılmalıdır. Kurumsal hafızaya hakim çalışanlardan ve uzman dış danışmanlardan destek alan bir ekip oluşturulması önerilir.

• Tüm süreçlerdeki fireler, hatalar, gecikmeler, gereksiz adımlar ve harcamalar tespit edilir. Bu olumsuzluklara çözüm getirilir. Özellikle sanayi ve üretim sektörlerinde yalın üretim yöntemleri kullanarak ve süreçleri istatistiksel veri analizi ile takip ederek verimlilik artışı sağlanır.

• Tedarikçi sözleşmelerindeki koşullar ve alınan mal ve hizmetin niteliği ayrıntılı olarak incelenir. En uygun koşullarda tedarikçi ilişkileri güncellenir. İstisnasız her sektörde tedarikçilerden uygun fiyat ve kalite ile mal ve hizmet almak çok önemlidir. Tedarikçi satın alma süreçlerinin incelenmesi ve en verimli hale getirilmesi gider ve maliyetlerinizi iyileştirmenin yanında genel olarak şirketinize güç katacaktır.

• Müşteri beklentileri incelenir. Ürün ve hizmet kalitesi müşteri sadakatine yönelik olarak geliştirilir. Özellikle perakende sektöründe müşteri ilişkileri yönetimi uygulamaları ile elde edilen müşteri verileri analiz edilerek müşteri memnuniyeti ve satış artışı fırsatları keşfedilir. 

• Yatırım projeleri fayda maliyet analizine tabi tutulur. Şirket hedeflerine uyumlu projeler öncelikli olarak ele alınır. Özellikle çok sayıda ve yüksek maliyetli projeler gerçekleştiren şirketlerde verimsiz projelerin masraflarından kurtulmak ve önemli projeleri de en başarılı biçimde gerçekleştirmek mümkün olur.

• Yeni teknolojik sistem ve ekipmanlara yatırım fırsatları araştırılır. Bunlardan yararlanarak rekabet gücü ve verimlilik artırma yöntemleri belirlenir. İstisnasız tüm şirketler işlerindeki başarıyı güncel teknoloji kullanımına borçludur. Bununla birlikte teknoloji gelişmeye devam etmektedir. Her teknolojik gelişme yeni iş fırsatları getirir. Daha da önemlisi, yeni teknolojileri kullanmayanlar geride kalarak başarısız olabilir. Bu nedenle her sektörde yeni teknolojileri kullanma imkânlarını gözetmek  büyük öneme sahiptir.

• Tüm satış ve pazarlama kanallarının verimlilik ve kârlılığı değerlendirilir. 2010’lu yıllardan itibaren veri analitiği teknolojileri büyük ilerleme göstermiştir. Çok büyük verileri hızlı ve kesin netlikle analiz edebilme imkânları sayesinde ürün bazında her bir satış kanalının kârlılığı ve pazarlama kampanyalarının getirileri net bir biçimde hesaplanabilir. Özellikle perakende sektöründe bu analiz ve hesaplamalarla satış kanallarında kârlılık artışı için geliştirme fırsatları belirlenir ve yeni satış pazarlama kanallarına giriş imkânları araştırılır.

Yani organizasyondaki tüm operasyonel ve stratejik süreçler baştan aşağıya incelenir. En yüksek verim ile şirket hedeflerine destek verecek biçimde gelişmeleri hedeflenir.

Maliyet Optimizasyonu Şirketinize Neler Kazandıracak?

Maliyet optimizasyonu, operasyonel faaliyetleriniz ile stratejik planlarınız arasında bir yol haritası çizer. Gider, maliyet ve yatırım projelerinizi bu yol haritasına göre yeniden yapılandırmanızı sağlayan geniş kapsamlı bir çalışmadır. Çalışma sonucunda tüm gider, maliyet ve yatırımlarınız hedeflerinizi destekleyecek biçimde yeniden yapılandırılır. Böylelikle, yapacağınız her bir kuruş harcamanın şirketiniz için hedeflediğiniz vizyona ulaşmaya katkı sağlayacağına emin olursunuz.

• Kârlılık Artışı: Gereksiz gider ve masrafları azaltarak kaynaklarınızı daha verimli alanlara yönlendirirsiniz. Satış kanallarınızı analiz ederek kârlılık artışı için geliştirmeler yaparsınız. Yeni satış ve pazarlama kanallarına giriş fırsatlarını değerlendirerek kârlılık artışı sağlarsınız.

• Operasyonel Verimlilik Artışı: Gereksiz ve zaman kaybettiren süreç ve işlemleri tespit edersiniz. Gizli kalmış problemleri tespit eder ve çözüme kavuşturursunuz. Böylelikle şirketinizin operasyonel hızını ve verimliliğini artırırsınız.

• Finansal Sağlığın İyileşmesi: Daha esnek ve sürdürülebilir bütçe süreçleri sayesinde şirketinizin finansal sağlığı iyileşir. Finansal süreçlerin yanı sıra tüm iş süreçleri daha yüksek verimlilikte işler. Bu sayede beklenmedik krizlere ve finansal zorluklara daha hazırlıklı olursunuz.

• Rekabet Gücünde Artış: Yeni fırsatlar ve yatırım alanlarına yapılacak yatırımlar için daha çok kaynak ayırabilmenizi sağlar. Ayrıca bu fırsatların daha çevik biçimde uygulamaya geçirilebilmesi rekabet stratejinizi destekler.

• Karar Verme Süreçlerinde İyileşme: Şirketinizin finansal süreçleri daha anlaşılır ve net bir hale gelir. Ayrıca şirketiniz değişen piyasa koşullarına ve güncellenen şirket hedeflerine hızlı uyum sağlama yeteneği kazanır. Böylelikle daha bilinçli kararlar verip daha hızlı uygulayabilirsiniz.

• Müşteri Memnuniyetinde Artış: Gider ve maliyet düşüşü ile daha uygun fiyatlarla ürün ve hizmet sunma imkânı oluşur. Müşteri beklentilerinin daha iyi anlaşılması ve iş süreçlerinin optimize edilmesi de ürün ve hizmet kalitesi yükselir. Uygun fiyat ve daha yüksek kalite ile müşteri memnuniyetinde artış sağlayabilirsiniz.

• Büyüme ve Pazar Payı Artışı: Kaynakların daha etkin kullanımı, büyüme stratejinizi ve pazar payı hedeflerinizi destekler. Artan rekabet gücü ve büyümeye uyumlu finansal yapı sayesinde mevcut pazarlarda payınızı artırırsınız. Karar verme süreçlerinizdeki iyileşme, yeni pazarlara giriş kararlarınızı vermenizde yardımcı olur.

• Çalışan Başarı ve Memnuniyetinde Artış: İş süreçleri incelenerek çalışanların ekip olarak verimliliğini ve başarısını artıracak eğitim ihtiyaçları ile  bilgi ve beceri kazanım fırsatları tespit edilir. Bu fırsatların uygulamaya geçirilmesi ile birlikte, iş süreçlerindeki aksaklıkların giderilmesi ve bilgi akışında sadelik sağlanmasının da sayesinde çalışanların motivasyonu, verimliliği, bağlılığı ve takım olarak hareket etme yeteneği artacaktır. Bu süreçte maliyet optimizasyonu, şirket yönetimine kurum kültürüne uygun insan kaynakları uygulamalarını hayata geçirme konusunda liderlik vizyonlarını gerçekleştirmede yardımcı olur.

Maliyet Optimizasyonu Nasıl Gerçekleştirilir?

Maliyet optimizasyonu şirkette tüm karar vericilerin ve yönetimin katılımını gerektiren bir süreçtir. Finans ya da diğer departmanların, üst yönetimin stratejik yönlendirmesi olmadan yürütebileceği bir süreç değildir. Üst yönetim, stratejik hedefleri gerçekleştirmeye yönelik kurumsal seviyede gider yönetimi kültürü oluşturmalıdır. Sürecin uygulama adımları aşağıdaki gibidir:

1. Stratejik Uyum: Maliyet optimizasyonu çalışmalarının stratejik hedeflerle uyumluluğu sağlanmalıdır. Bunun için kısa ve uzun vadeli hedefler açıkça belirlenmelidir. Bu hedeflere uyumlu bir optimizasyon için tüm şirketi kapsayan eşgüdümlü çalışmalar yürütülmesi gerektiği konusunda farkındalık oluşturulmalıdır.
2. Departmanlar Arası İş Birliği: Çalışmalar süresince departmanlar arası iş birliği ve eşgüdüm teşvik edilmelidir. Farklı departmanlardan çalışanların bir araya geldiği proje ekipleri oluşturulmalıdır. Bu ekiplere maliyet optimizasyonu konusunda deneyimli uzmanlar ve danışmanlar  proje yönetimi desteği vermelidir.
3. Veri ve Bilgi Derleme: Şirketin finansal durumu ve giderleri ile ilgili veri ve bilgiler derlenmelidir. Finansal tablolar, gider raporları, maliyet raporları, tedarikçi sözleşmeleri, stok kayıtları ve benzeri tüm rapor ve belgelerden yararlanılır. Eğer birden fazla bilgi sistemi var ise hepsinin çalışmaya dâhil edildiğinden emin olunmalıdır. Tüm yetkililerle görüşülerek verilerin doğruluğu ve tamlığı teyit edilmelidir.
4. Gider, Maliyet ve Yatırım Analizi: Tüm gider, maliyet ve yatırımlar ayrıntılı olarak analiz edilmeli, şirket faaliyetlerindeki yeri ve önemi anlaşılmalıdır. Mevcut ve planlanan yatırımlar için fayda-maliyet analizi yapılmalı, şirket hedeflerine uyumluluğu ölçülmelidir. Bu ölçüm çalışmalarında kullanılacak standart kriterler belirlenmeli ve yatırımları değerlendirmede tutarlılık sağlanmalıdır.
5. Optimizasyon Fırsatlarının Belirlenmesi: Analizler sonucunda tüm gider, maliyet ve yatırımlar ayrıntılarıyla anlaşılmış olur. Eldeki bu bilgiler ışığında optimizasyon fırsatlarını içeren bir liste oluşturulur.
6. Fırsatların Değerlendirilmesi ve Önceliklendirilmesi: Listedeki her bir fırsatın uygulanabilirliği, riskleri ve şirkete katkısı net bir biçimde ortaya konur. Şirketin stratejik hedeflerine uyumlu biçimde fırsatlar önceliklendirilir.
7. Hareket Planı Oluşturulması: Onaylanan fırsatları uygulamak için sorumluların neyi ne zaman yapacağını belirleyen bir hareket planı oluşturulur. Planda bilgi akışı ve raporlama yöntemleri ve ilerleme takvimi de belirlenmelidir.
8. Hareket Planının Takip Edilmesi: Planın işleyişi takip edilmeli ve sonuçlar anahtar performans göstergelerinden de destek alarak ölçülmelidir. Gerekli görülen durumlarda plan güncellenmelidir. Planın işleyişinden öğrenilen dersler kayıt altına alınmalı ve süreci daha verimli hale getirmek için kullanılmalıdır. Elbette alınan kararların sahaya yansıtılması pek çok farklı sorunların üstesinden gelinmesini gerektirecektir.

Şirket hedeflerinizle uyumlu bir maliyet optimizasyonu projesi başlatmak ve gerekli yönetim desteğiyle başarılı sonuçlar elde etmek için bizimle iletişime geçin.

Ayrıca maliyet optimizasyonunun başarısı için çok önemli olan stratejik yönetim konusunda yol gösteren yazımıza buradan ulaşabilirsiniz.

Bu gönderi şu adreste de mevcuttur: English