Bilgi Ve İletişim-İlke 15 (Dış Taraflarla İletişim Kurar) Odak Noktaları

İLKE 15: Dış Taraflarla İletişim Kurar

Örgüt, iç kontrolün işlevini yerine getirmesini etkileyen konularda ilgili dış taraflarla iletişim kurar.

Odak Noktaları

Aşağıdaki odak noktaları, bu ilkeye ilişkin önemli özellikleri vurgulamaktadır.

  • Dış Taraflara İletirPay senedi sahipleri, ortaklar, işletme sahipleri, düzenleyici otoriteler, müşteriler, finansal analistler ve diğer dış taraflar da dahil dış taraflara ihtiyaca uygun bilgiyi zamanında iletmek için gereken süreçler mevcuttur.

İletişim sadece kuruluş içerisindekilerle değil, aynı zamanda kuruluş dışındakilerle de gerçekleşir. Açık dış iletişim kanallarıyla, kuruluşun amaçlarına ilişkin önemli bilgiler, hissedarlara veya diğer işletme sahiplerine, iş ortaklarına, müşterilere, düzenleyici otoritelere, finansal analistlere, devlet kuruluşlarına ve diğer dış taraflara sunulabilir. Örgüt dışı iletişim, “Bölüm 2: Amaçlar, Bileşenler ve İlkeler” bölümünde ele alındığı gibi dış raporlamadan farklı olarak görülmektedir.

Teknoloji ve iletişim araçları, dış taraflara, bir kuruluşun işi, faaliyetleri ve kontrollerini duyurmak ve tartışmak için halka açık sanal forumlara erişme imkânı sağlar. Yönetim, bu gibi durumlarda, kuruluşun amaçlarını tehlikeye atmamak için, bu tür forumların uygun şekilde kullanımı konusunda beklentilere kılavuzluk edecek kontroller geliştirir ve uygular.

  • Örgüt İçine İletişimi SağlarAçık iletişim kanalları; müşterilerden, tüketicilerden, tedarikçilerden, dış denetçilerden, düzenleyici otoritelerden, finansal analistlerden yönetime ve yönetim kuruluna ihtiyaca uygun bilgileri sağlayan diğerlerinden gelen girdilere izin verir.

Dış taraflardan gelen iletiler de kuruluşun iç kontrol sisteminin işleyişi ile ilgili önemli bilgiler sunar. Örneğin; bir bağımsız denetçinin; kuruluşun finansal olan veya olmayan raporlamaları üzerindeki iç kontrolü değerlendirmesi, müşterilerin; ürün kalitesi, uygun olmayan giderler ve eksik yada hatalı düzenlenmiş makbuzlarla ilgili geri bildirimleri gibi.

  • Yönetim Kurulu İle İletişim KurarDış tarafların yaptığı değerlendirmeler sonucunda ede edilen ilgili bilgiler yönetim kuruluna iletilir.

Örgütün iç kontrolle ilgili faaliyetleri hakkında örgüt dışında yapılan değerlendirmelerden elde edilen bilgiler yönetim tarafından değerlendirilir ve ilgiliyse yönetim kuruluna iletilir. Örneğin; yönetim, örgütün işlemleri yapmak için yeni personel almak, ilave donanım ve yazılım satın alarak uygulamaya koymak yerine, örgüt dışından yönetilen teknoloji hizmetlerini dönemsel olarak kullanmasına imkân veren bir sözleşmeye imza atmıştır. Örgüt, bazı süreçlerde hassas müşteri verilerini kullanmaktadır. Kuruluşun politikalarına ve örgüt dışı kanunlara, düzenlemelere ve standartlara uyumu sürdürmek amacıyla, dışarıdan iletilen verilerin (internet üzerinden iletilen veriler de dahil) güvenliliği ve gizliliği üzerinde iç kontrole ilişkin değerlendirme bir üçüncü şahıs/kurum tarafından yapılır. Değerlendirme sonuçları, verilerin güvenliğini ve gizliliğini etkileyebilecek iç kontrol zafiyetlerini ortaya çıkarır. Yönetim zafiyetlerin önemlilik derecesini değerlendirir ve yönetim kuruluna gözetim sorumluluklarını yerine getirme imkânı sağlamak için gerekli olan bilgiyi raporlar.

  • Ayrı İletişim Hatları SağlarAcil ihbar hatları gibi ayrı iletişim kanalları kullanılır ve bu kanallar, normal hatlar işlemediğinde veya etkisiz kaldığında kimlik gerektirmeyen veya gizli iletişime izin veren arıza emniyetli mekanizmalar olarak hizmet verirler.

Kuruluş ve dış taraflar arasındaki iş ilişkilerinde karşılaşılan karmaşıklık ve zorluklar, hizmet sağlayıcılar ve diğer dış kaynak anlaşmaları, ortak girişimler ve ortaklıklar ve taraflar arasında karşılıklı bağımlılık yaratan diğer işlemlerden kaynaklanabilir. Böyle bir karmaşıklık, işin taraflar arasında nasıl gerçekleştirileceğine dair endişeler doğurabilir. Bu durumda, örgüt, müşterilerin, tedarikçilerin ve dış hizmet sağlayıcılarının yönetim ve personelle doğrudan iletişim kurmalarını sağlamak amacıyla müşterilere, tedarikçilere ve dış hizmet sağlayıcılarına ayrı iletişim kanalları tahsis eder. Örneğin; ortak girişim yoluyla geliştirilen ürünlerin bir müşterisi, ortak girişimin ortaklarından birinin, ürünleri ortak girişim kapsamında olmayan bir ülkede sattığını öğrenebilir. Böyle bir ihlal, müşterinin sözkonusu ürünleri kullanma ve yeniden satma durumunu etkileyebilir ve bu yolla da müşterinin işlerini etkileyebilir. Müşteri, devam eden faaliyetlerini sekteye uğratmaksızın kaygı ve sorunlarını örgütteki diğer kişilere iletebileceği bir iletişim kanalına ihtiyaç duyar.

  • Uygun İletişim Yöntemini Seçer İletişim yöntemi; iletişimin zamanlamasını, hedef kitlesini, türünü ve yasalardan, düzenlemelerden ve güvene dayalı ilişkilerden kaynaklanan gereklilikleri ve beklentileri dikkate alır.

Yönetimin dış taraflarla iletişim için kullandığı yöntem, örgütle ilgili temel mesajların alınmasını ve anlaşılmasını sağladığı gibi ihtiyaç duyulan bilgileri elde etme yeteneğini de etkiler. Yönetim, hedef kitleyi, iletişimin türünü, zamanlamasını ve tüm yasaların ve düzenleyici otoritelerin gereksinimlerini dikkate alarak, birbirinden farklı çok çeşitli iletişim yöntemlerini göz önünde bulundurur. Örneğin, bir müşteri portali üzerinden kuruluşun bilgilerine düzenli olarak erişen müşteriler, kurumsal internet sitesindeki paylaşımlar aracılığı ile Yatırımcı veya halkla ilişkiler kanalları üzerinden yayımlanan basın ve haber bültenleri genellikle dış taraflardan oluşan geniş bir kitleye ulaşmada, bilginin geniş bir biçimde dağıtımını sağlamada ve alınma olasılığını artırmada etkilidir. Bloglar, sosyal medya araçları, elektronik reklam panoları (“billboard”’lar) ve e-postalar da yaygın kullanılan dış iletişim araçlarıdır; çünkü bu araçlar belirli bir gruba özel olarak uyarlanabilir ve yönlendirilebilir, dış tarafların aldığı bilgileri kontrol etmeye yardım edebilir ve mobil iletişim araçlarının giderek yaygınlaşmasıyla bilginin hızlı bir şekilde gönderilip alınabileceğine dair beklentileri destekleyebilir.

İç Kontrol Makale Kaynakları

  • Uluslararası İç Denetim Standartları, Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü, www.theiia.org
  •  Makale Kaynakları
  • Dr.Davut Pehlivanlı, Güncel İç Denetim Uygulamaları, Beta 2010
  • Prof.Dr. Nejat Bozkurt, Muhasebe Denetimi, Alfa 1998
  • Prof.Dr.Nejat Bozkurt, TÜRMOB Bağımsız Denetim Eğitimi Ders Notları, 2012
  • Dr.Özgür Çatıkkaş, KGK, Marmara Üniversitesi. Kurumsal Yönetim Ders Notları, 2013
  • İSMMMO-Kobilerde İç Denetim İçin Pratik Bilgiler, 2013
  • Türkiye İç Denetim Enstitüsü, www.tide.org.tr
  • Alp Buluç, Makale, İç Kontrol, Hürses, 19 Mart 2013
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • Uluslararası Ic Denetim Standartları, www.theiia.org
  • www.coso.org Treadway Komisyonu Destekçi Kurumlar Komitesi, İç Kontrol Bütünleşik Çerçevesi, 2013
  • Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu
  • Kamu İç Kontrol Standartları
  • Kamu İç Kontrol Rehberi
Posted in Haberler ve Bilgilendirme, İç Denetim ve İç Kontrol and tagged , , , , , , , .