Skip to main content
MakaleYayınlar

İç Kontrol ve İç Denetim Kavramları ile İşletmelerde Üretim- Stok, Satın alma- Ödeme Döngüsünde İç Kontrol ve İç Denetim

By 6 August 2020April 18th, 2022No Comments20 min read

Yazar: O.Yılmaz İnan

Giriş

Bir işletme/organizasyon, hedefi ister kȃrlılık isterse topluma hizmet olsun bu amacını gerçekleştirebildiği sürece varlığını sürdürebilir. Amaca giden yolda; bilim teknolojilerindeki ve rekabet koşullarındaki değişimlerle büyüyen bir işletmede, insan kaynağının artmasıyla hata, hile, usulsüzlük, yolsuzluk, verimllik ve etkinlik gibi konularda önlem alınması gereği doğmuştur. Bunun sonucunda da iç denetimin, işletme içinde ve dışında önemi gün geçtikçe artmıştır. Bu yazıda iç denetim ve iç kontrol ile ilgili temel kavramlara değinilecek, iç kontrol sistemi ve iç denetimin işletmeler açısından önemi ile üretim şirketlerinde hammadde alımı, üretim, ödeme ve stok denetimine vurgu yapılacaktır.

Artan rekabet koşullarında işletme içerisinde gerekli etkinliğin sağlanabilmesi ve de paydaşlar (müşteriler, düzenleyici otoriteler, sermaye piyasaları vb.) için gerekli olan güven ortamının oluşturulabilmesi için bugüne ve geleceğe yönelik kontrollerin yapılmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Başarılı bir iç kontrol ve risk yönetimi sistemi olan işletmeler, birçok anlamda rekabet güçlerini arttıracak ve paydaşları için güven veren bir yapı oluşturabilecektir. İç denetim, bu ortamı sağlayabilmek adına, geçmişe yönelik değerlendirmenin yanında, bugünün kontrollerini ve geleceğe yönelik öneri ve denetim teknikleri ile de geleceğin çalışmalarının etkinliğini ölçmeye yönelmiştir.

Bir işletmenin paydaşlarının, işletme yönetiminden işletme ile ilgili bazı bilgileri talep etme hakları vardır. İşletme yönetimi tarafından paydaşlara teslim edilmek üzere hazırlanan bilgilerin, hile ve suiistimal ya da hata yapılarak gerçek dışı işlemleri yansıtma riski bulunmaktadır. Bu durum da raporların güvenilirliğini azaltmakta ve söz konusu bilgiler hakkında endişe yaratabilmektedir. Bu nedenle işletme ile ilgili bilgilerin şirket paydaşlarına ulaşmadan önce yapılan kontrollerin etkinliğinin uzman ve güvenilir bir kişi veya kişiler tarafından incelenmesi ve bu konuda makul bir güvence verilmesi gereksinimi ortaya çıkmıştır. Buna paralel olarak, varlıkların korunması, faaliyetler ve yasal düzenlemeler ile ilgili uyum amaçlarına ulaşılamaması endişesi de “iç denetim” ihtiyacını ortaya çıkarmıştır.

 

I- İç Kontrol ve İç Denetim

I.1 İç Kontrol

 COSO (Committee of Sponsoring Organizations) tarafından hazırlanan, tüm dünyada düzenleyici otoriteler ve gelişmiş kurumlar tarafından benimsenen ve son versiyonu 2013 yılında yapılan COSO İç Kontrol Bütünleşik Çerçevede iç kontrol şöyle tanımlanmaktadır.

Bir kuruluşun yönetim kurulu, yönetimi ve diğer personeli tarafından etkilenen faaliyetler, raporlama ve uyum ile ilgili amaçlara ulaşılmasına ilişkin makul bir güvence sağlamak için tasarlanan bir süreçtir.”

Yukarıdaki ifadelerden de anlaşılacağı üzere, iç kontrol iç denetim değildir. Sadece mali bir kontrol de değildir.

  • Devam eden görevler ve eylemlerden oluşan bir süreçtir.
  • İnsanlar tarafından etkilenir. Sadece politika ve prosedür el kitapları, sistemleri ve formlarından oluşmaz.
  • Mutlak güvence değil -makul bir güvence- sağlayabilir.
  • Kuruluşun tümü ya da belirli bölümleri için uygulanabilir.

Bu bağlamda, bir işletmede en alt kademede çalışandan, en üst kademedeki yöneticiye kadar tüm çalışanlar kontrol sürecinin önemli bir parçası olmaktadır.

İç kontrol, süreç ve iş akışları içine yerleştirilen, kişilerden etkilenen, işletmenin amaçlarına ulaşmasında kullanılan bir araç olarak makul bir güvence sağlar. Bu yönüyle iç kontrol işletme yönetiminin sorumluluğundadır.

Kontrol faaliyetleri, öngörülen bir riskin etki ve/veya olasılığını azaltmayı ve böylece kuruluşun amaç ve hedeflerine ulaşma olasılığını artırmayı amaçlayan eylemlerdir.

Kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi risk değerlendirmesinin tamamlanmasına bağlıdır.

Yönetim, görevlerin ve hedeflerin gerçekleştirileceğine dair makul güvence elde etmek için risk yönetimini esas almak suretiyle kontrol eylemlerini planlamalı, bunları organize etmeli ve yönlendirmelidir.

İç kontrol; belirlenen amaçlara ve hedeflere ulaşmak için işletme yönetimince kabul edilen politikalar ile uygulanan usul ve yöntemlerin bütününü ifade eder. İç kontrol sistemleri sayesinde, işletme yönetimi elde ettiği sonuçlara göre gereken önlemleri alabilmekte ve yönetebilme erkini kullanabilmektedir.

Etkin bir iç kontrol sistemi sayesinde, faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik sağlanabilmektedir. Kurulan bilgi ve belge akış sistemi içinde her şey zamanında kayıtlara geçmekte, kayda geçenlerin doğruluğu kontrol edilmekte ve raporlanmaktadır. Böylelikle olumsuz gelişmelere zamanında müdahale olanağı bulunabilmektedir.

Henri Fayol, yönetimin; planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarından oluşan bir süreç olduğunu ifade etmiştir.

Kontrol faaliyetlerinin aşamaları şunlardır:

1.Aşama 2.Aşama 3.Aşama 4.Aşama 5.Aşama
Uygun Amaçların Belirlenmesi Risklerin Tespit Edilmesi ve Analizi Risklere Cevap verme Yöntem Belirlemesi

§   Kabul Etme

§   Kontrol

Etme

§   Devretme

§   Kaçınma

·         Fırsattan yararlanma

Kontrol Eylemlerinin

Sınıflandırılması

§   Yönlendirici

§   Önleyici

§   Tespit Edici

§   Düzeltici

Kontrol Eylemlerinin Belirlenmesi

§   Yetkilendirme ve Onaylar

§   Doğrulamalar

§   Mutabakatlar

§   Fiziksel

Kontroller

§   Görevler Ayrılığı

§   Yönetsel

Kontroller

§   Sabit Veri

Üzerinden

Kontroller

§   Teknoloji

Kontrolleri

                                    

Coso İç Kontrol Bütünleşik Çerçevesine (2013) göre; 5 bileşen 17 ilke ve 87 Odak Noktası mevcuttur.

Bileşenler; Kontrol Ortamı, Risk Değerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi- İletişim ve İzleme

İlkeler;

İLKE İLKE AÇIKLAMASI
1 Etik Değerler ve Dürüstlük
2 Yönetim Kurulunun Gözetim Sorumluluğu
3 Yapı Yetki ve Sorumlulukların Oluşturulması
4 Yetkinliğe Bağlılık
5 Hesap Verebilirlik
6 Uygun Amaçlar Belirleme
7 Risklerin Tanımlanması ve Analiz Edilmesi
8 Hile Riskinin Değerlendirilmesi
9 Önemli Değişiklikleri Belirleme ve Analiz Etme
10 Kontrol Eylemleri Seçme ve Geliştirme
11 Teknolojiye Uygulanacak Genel Kontrolleri Seçme ve Geliştirme
12 Politikalar ve Prosedürler Yoluyla Uygulama
13 İlgili Bilgiyi Kullanma
14 Örgüt İçi İletişim Kurma
15 Dış Taraflarla İletişim Kurma
16 Sürekli ve/veya Ayrı Değerlendirmeler Yapma
17 Yetersizlikleri Değerlendirme ve bildirme

Kontrol eylemleri başlıca

  • Yönlendirici
  • Önleyici
  • Tespit edici
  • Düzeltici

kontroller olarak sınıflandırılmaktadır. Ancak riskin doğasına göre ihtiyaç duyulması halinde örgütler tarafından ilave kontrol eylemlerinin de uygulanması mümkündür.

I.2 İç Denetim

Organizasyonel yapıda İç Denetim Birimi bulunmamasına rağmen irili ufaklı birçok şirkette iç denetim mutlaka bir şekilde yapılmaktadır. Modern anlamda iç denetime şirketler değişik olgunluk seviyelerinden geçerek gelirler.

Örneğin; Küçük ve yeni kurulan şirketlerde, şirket ortakları veya aile üyeleri formel olmayan işlem seviyesindeki kontrolleri kendileri yapar.   Bu kontroller, ağırlıklı olarak kasa ve bankadaki para ile stoklar üzerinde odaklanır.

Şirketler orta büyüklüğe eriştiklerinde; Şirket ortak ve yöneticilerinde varlıkları koruma odağında (finansal raporlama, operasyonel ve mevzuat risklerinin birçok unsuru da dȃhil) endişe artmakta, sağlıklı bir kontrol sistemine ve denetime olan ihtiyaç kendini göstermektedir.

Şirketler biraz daha büyüdüğünde; varılan bu olgunluk seviyesinden sonra iç denetim mekanizmasından beklentiler çeşitlenmekte ve artmaktadır. İç denetim “değer koruma işlevi” kapsamında şirket genelinde iç kontroller, finansal raporlama ve mevzuata uyum, operasyonel konularda denetim faaliyetleri yapmaya odaklanmıştır. İç denetim mekanizmasında “değer koruma noktasından”, “değer katma” noktasına kayış gözlemlenir. İleri bir olgunluk seviyesi olan bu seviyede iç denetim iş süreçlerinin geliştirilmesi, operasyonel verimlilik, kurumsal risk yönetimi gibi değer katan danışmanlık faaliyetlerinde bulunur.

Böylece İç denetimin önemini idrak eden şirketler, bu hizmeti ya kendi organizasyonları içinde İç Denetim Birimi kurarak, veya dışarıdan alarak (eş veya dış kaynak kullanımı) sağlarlar. Bazı hallerde de içeride iç denetim birimi kurulmuş olmasına rağmen birlikte (eş kaynak yoluyla) iç denetim faaliyeti yürütülür.

İç denetim faaliyetinin, Uluslararası İç Denetim Enstitüsü (IIA-Institute of Internal Auditors) tarafından belirlenmiş olan tanımı şöyledir:

Bir Kurumun faaliyetlerini geliştirmek ve onlara değer katmak amacını güden bağımsız ve objektif bir güvence ve danışmanlık faaliyetidir.

İç Denetim, kurumun risk yönetim, iç kontrol ve yönetişim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek amacına yönelik sistemli ve disiplinli bir yaklaşım getirerek kurumun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olur.”

Güvence ve danışmanlık hizmetlerini birlikte yürütüyor olması, iç denetçilerin bağımsızlığı ve objektif olma ihtiyacı, iç denetimi organizasyon içinde farklı bir yapıya yerleştirir.  İç denetim Biriminin (İDB), şirket içinde, iç denetim faaliyetinin sorumluluklarını yerine getirmesine imkȃn sağlayan bir yönetim kademesine bağlı olması gerekir. Bu nedenle, IDB Yöneticisi, işlevsel olarak Yönetim Kuruluna/ Yönetim Kuruluna bağlı Denetim Komitesine, idari olarak ise Genel Müdüre (veya Genel Müdürlük seviyesine) bağlı ve sorumlu olmalıdır.

İç denetim; organizasyonun bir parçası olmakla birlikte bağımsız bir yapı olarak –işlevsel olarak-Yönetim Kuruluna bağlı olarak faaliyetlerini sürdürmekte ve bu nedenle işletmelerde yönetsel hesap verebilirlik sorumluluğunun yerleşmesine büyük katkı sağlamaktadır. İç denetim, kontrol ve hizmet sağlamaya yönelik olarak, geçmiş verilerden yola çıkarak geriye dönük yapılan denetimin yanında, anında bilgi edinmeye ve yaptığı öneriler ile ileriye yönelik denetim anlayışını gerçekleştirmek üzere yapılandırılmaktadır.

 

I.3 İç Denetim ile İç Kontrol İlişkisi

İç kontrolün etkinliğinin ve yerindeliğinin değerlendirilebilmesi için de iç denetim faaliyetine ihtiyaç duyulur. Dolayısıyla iç kontrol ve iç denetim birbirinden farklı, ancak (risk ile birlikte) birbirini tamamlayan iki kavram olarak değerlendirilmelidir.

İşletmelerin büyümesi ve faaliyetlerinin karmaşıklaşmasından dolayı, yönetimin işletme faaliyetlerini doğrudan kontrol etmesi zorlaşmıştır. İşletme yönetimi için risklerin artışıyla birlikte ortaya çıkan bu gelişim ancak etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve yönetmekle giderilebilir. İşletme süreçlerine uygun tasarlanan ve doğru çalıştırılan iç kontrol sistemi, hem iç hem de dış denetim çalışmalarına önemli katkıları bulunmaktadır. İç denetçilerin uyguladığı denetim türlerinde işletmenin kontrol sistemini gözden geçirmelerindeki temel amaç, organizasyonun belirlenen hedeflere ulaşmak için kurulan kontrol sistemine uyup uymadıklarının ve sistemin doğru çalışıp çalışmadığı, üst yönetim tarafından saptanmış yönergelere ve kurallara uygun davranıp davranılmadığının belirlenmesidir. İşletmenin faaliyetlerindeki etkinlik ve verimliliğin sağlanması, hata ve hilelerin önlenmesi, kaynakların etkin ve verimli kullanılması ve bu faaliyetlerin kanun ve mevzuata uygun olarak yürütülmesi için iç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyeti gerekmektedir. Her ikisi de kurumun hedeflerine ulaşmasındaki sürecin etkinliği ile ilgilenmektedir.

Organizasyonların kurumsallaşmasının temellerinden birini iç kontrol sisteminin varlığı oluştururken iç kontrollerinin yerindeliği ve kalitesi iç denetim faaliyeti ile değer bulur.

İşletme içinde iç kontrolleri tesis etmek yönetimin görevidir. Ancak, etkin bir iç kontrol ortamının oluşturulabilmesi için iç kontrol sisteminin; üst yönetimin dışında, tarafsız, faaliyetleri gözlemleyen, sonuçları denetleyen nitelikli insan gücü ile donatılmış bir iç denetime ihtiyaç bulunmaktadır. İç denetim, işletme içerisindeki personelin sorumluluklarını doğru bir şekilde yerine getirmelerine yardımcı olmak için, çalışmaları tamamlandığında yapılan değerlendirmelerin sonuçlarını ileterek, tavsiye ve önerilerde bulunur.

Muhasebe terminolojisinde; kontrol, olaylara ve faaliyetlere etki edebilme erkine sahip olma, denetim ise, bir ekonomik birime ve döneme ait işlemlerin önceden belirlenmiş ölçütlere uygunluğunu araştırmak için kanıt toplama ve değerlendirme süreci anlamlarında kullanılmaktadır.

II – Üretim İşletmelerinde Stok Sürecinde İç Kontrol ve İç Denetim

II.1 Üretim İşletmelerinde Döngüler

Genelde üretim işletmelerinde döngü sınıflandırmasını;

  • Satış ve tahsilat,
  • Satın alma ve ödeme,
  • Üretim ve stok,
  • Personel ve ücret,
  • Kaynak elde etme ve geri ödeme

şeklinde yapabiliriz.

Böyle bir sınıflamanın yapılmasından amaç, aralarında işlevsel ilişki bulunan hesapları bir araya getirmektir. Üretim ve stok döngüsüne ait işlemler üretim işletmelerinin finansal tablolarında önemli bir paya sahiptir. Döngüye ait bilgilerin doğru raporlanabilmesi etkin bir belgeleme sisteminin ve ayrıntılı bir muhasebe kayıt düzeninin kurulmasını gerektirir.

II.2 Stoklara İlişkin İç Kontrol Sisteminin İncelenmesi

Ticaret ve üretim işletmelerinde stok hareketleri ile ilgili işlemler belli bir aşamaya kadar benzerlik göstermektedir. Stokların depoya girişi ve satış amacıyla depodan çıkışı aynı olmakla beraber üretim işletmeleri, ticaret işletmelerinden üretim sürecinde ayrılıp, farklılık göstermektedir. Bu bağlamda orta ve büyük ölçekteki üretim işletmelerinin üretim ve stok döngüsünün diğer döngüler ile de bağlantılı olarak işleyişi genel olarak şu aşamalardan oluşmaktadır:

-Üretim Planlama

-Satın Alma

-İlk Madde ve Malzeme Depolama

-Üretim

-Mamul Depolama

-Satış ve Sevkiyat

Bu aşamalarda oluşabilecek hata, hile ve yolsuzlukları önlemek, etkinliği ve verimliliği arttırabilmek için orta/büyük ölçekteki üretim işletmeleri, planlama sürecinden satış sürecine kadar etkin bir iç kontrol sistemi kurmalıdır. Bunun için öncelikle işletmelerin organizasyon yapısının üretim ve stok döngüsüne ait iç kontrolün etkinliğini sağlayacak şekilde oluşturulması gerekir. Oluşturulan organizasyon yapısı, stokların onaylanıp satın alınması, stok hareketlerinin muhasebe kayıtlarına geçirilmesi ve stokların fiziki olarak korunması sorumluluklarının birbirinden ayrılmasına olanak tanımalıdır. Bu işletmelerde aşağıdaki türde bir organizasyon yapısı, stoklar ile ilgili etkin bir iç kontrolün sağlanmasında yardımcı olur ve elde edilecek denetim kanıtlarının güvenilirliğini arttırır.

  • Muhasebe Bölümü

-Alış yevmiyesinin tutulması,

-Borçlular ile ilgili yardımcı hesapların tutulması, (Hesaplarda 159 Verilen Sipariş Avansları hesabı ile 320 Satıcılar hesabının yanlış çalıştırıldığı görülebilmektedir. Bu durumun yanlış raporlamaya neden olacağı göz ardı edilmemelidir.)

-Büyük defterlerin tutulması,

-Alış işlevi ile ilgili onayların gözden geçirilmesi,

-Teslim alınan mallarla ilgili tesellüm belgelerinin gözden geçirilmesi,

-Stokların dönem sonu sayımının yapılması ve kontrol edilmesi,

-Dönem sonu stokunun ve satılan malın maliyetinin genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri

doğrultusunda hesaplanması,

  • Finansman Bölümü

-Finansman bölümünün stok alım sistemi ile ilgili ödemelerin zamanında ve doğru tedarikçilere yapılması konusunda sorumluluğu bulunmaktadır. (Tedarikçiye verilen avans limitlerinin üst yönetimce belirlenmesi ve verilmiş bir avans kapanmadan yeni bir avans ödemesi yapılmaması hususlarında gereken dikkat ve özenin gösterilmesi gerekmektedir.)

  • Muhasebe ve Finansman Bölümü Dışındaki İşlevler

-Satın alma isteğinin yapılması (Üretim bölümü, ticari işletmelerde depo veya satış bölümü)

-Satın alma isteğinin onaylanması (Satın alma bölüm yöneticisi)

-İşletmeye gelen malların teslim alınması (Teslim alma bölümü)

-Teslim alınan malların depolanması (Depo çalışanları)

İşletmede hangi faaliyetlerin kimler tarafından yerine getirildiği, satın almalardan kimlerin sorumlu olduğu, işlemlerin kimler tarafından muhasebe kayıtlarına geçirildiği, üretimin nasıl planlandığı ve gerçekleştirildiği, stokların kimler tarafından korunduğu gibi yetki ve sorumlulukların tanımlandığı organizasyon yapısı; görevler ayrılığı ilkesinin de göstergesidir.

Üretim ve stok döngüsünde işlemler hem miktar hem tutar olarak yapıldığından çeşitli hata ve yolsuzluk olasılığı bulunmaktadır. Bu hata ve yolsuzlukların önlenmesi için döngüye ait işleyişin ve kontrol noktalarının iç denetçi tarafından da iyi bilinmesi gerekir.

Stoklarla ilgili iç kontrol faaliyetlerine örnek olarak şunları verebiliriz.

  • Yönlendirici Kontrol: Prosedür ve talimatlar, organizasyon yapısı
  • Önleyici Kontrol: Görevler ayrılığı, onaylar, mutabakatlar
  • Tespit Edici Kontrol: Sayım ve mutabakatlar
  • Düzeltici Kontrol: Garanti süreleri, sigorta sözleşmeleri vb.

II.3 Stokların Denetimi

Stok; bir işletmenin, gereksinimlerini karşılamak ve ticari faaliyeti ile üretimini kesintisiz sürdürebilmek için mevcudunda bulundurduğu mamul mal, hammadde ve ara mallardan oluşan ekonomik değerdir.

Özellikle üretim işletmelerinin finansal tablolarındaki satışların maliyetini etkileyen kritik unsurlar arasında üretim maliyetleri ve de bu üretim maliyetlerini ortaya çıkaran ana unsurlardan stoklar yer almaktadır. Bu durumda stokların değerinin doğru tespit edilip kayıt altına alınıp alınmadıkları, fiili olarak işletmede var olup olmadıkları ve dönem sonu değerlemeleri gibi konularda hata ve hileleri önlemek veya ortaya çıkarabilmek için stokların denetimine ihtiyaç duyulur.

II.3.1 Stokların Denetiminin Önemi ve Amaçları

Kuruluşların finansal tablolarında önemli bir paya sahip olan ve söz konusu tablolardaki birçok kalem ile de dolaylı olarak bağlantısı bulunan stokların denetimi iç denetçiler için önemlidir. Genelde işletmelerin ana faaliyet konusu ticari mal veya mamul satışıdır. Bu nedenle de üretim ve stok döngüsü üzerinde güçlü bir iç kontrol yapısının oluşturulması ve denetlenmesi gerekmektedir. Üretim ve stok ile ilgili süreçlerin her işletmede kendine özgün bir yapısı olup denetlenmesi de oldukça zordur. İç denetçilerin, bu süreçleri kontrol eder iken, işletmeye ait tüm coğrafyalardaki stokları bizzat görmeleri ve gerektiğinde de uzman kişilerden yardım almaları gerekebilir.

Stok denetiminde dikkat edilmesi gereken hususları şöyle belirtebiliriz:

  • Stok giriş kayıtlarının doğruluğu,
  • Kayıtların maliyet bedellerine uygunluğu,
  • Dönem içinde tüketilen veya satılan stokların maliyetlerinin tam olarak üretim maliyeti, mamul maliyeti, yarı mamul maliyeti, satılan mamul maliyeti ve satılan ticari mallar maliyetine yansıtılması,
  • İşletmenin mülkiyetindeki tüm stokların envantere dȃhil edilmesi,
  • Envanterde yer alan stokların genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine veya işletmenin finansal tablolarını düzenlediği esaslara göre değerlemeye tabi tutulması,

Stokların muhafaza edildiği depolar ile ilgili denetimlerde ise şu hususlara dikkat edilmelidir.

  • Depoda güvenlik ve fiziki koruma önlemleri alınmış mı?
  • Depo giriş-çıkışlar, sadece depodaki yetkili personelle sınırlandırılmış mı?
  • Depo personeli, depodaki stok yetersizliği durumunda malzeme istek fişi düzenleyip satın alma bölümüne gönderiyor mu?
  • Tüm malzemeler kendileri için hazırlanmış bölümlerde veya raflarda korunuyor mu?
  • Uygun bir depo düzeni var mı? Depo düzeni sayesinde malların çürümesi, bozulması, telef olması önleniyor mu?
  • Koltuk ambarı var mı? Buradaki mallar kimin sorumluluğundadır?
  • Depodaki malların sigortası yapılıyor mu? Yaptırılıyor ise sigorta poliçe kapsamı nasıl belirleniyor? (Depo alanında meydana gelebilecek herhangi bir olumsuzlukta sigorta teminatının yetersiz kalmasının ciddi maddi kayıp oluşturacağı unutulmamalıdır.)
  • Depo bölümünde; malzemenin depoya alınması sırasında, ay sonlarında ya da belli aralıklarla ve denetim dönemlerinde depo personeli dışında başka personelin de katıldığı sayımlar yapılıyor mu?
  • Bu sayım sonuçları stok kartları ile karşılaştırılıyor mu? Sayım sonuçları tutanak altına alınıp üst yönetime raporlanıyor mu?
  • İşletmede konsinye ve fason stok bulunuyor mu? Bulunuyor ise işletme kendi stokları ile ayrımını yapılabiliyor mu?
  • Depo bölümünden çıkışlar yalnızca talep üzerine mi yapılmaktadır?

Stoklarla ilgili olarak yapılabilecek hatalar; hem bilançonun aktifindeki ekonomik değer hakkında yanıltıcı bilgi verecek, hem de satılan malların maliyeti ve dolayısıyla net geliri de olumsuz etkileyecektir. Bu nedenle stokların denetimi hassas ve önemli bir konudur.

III. Satın Alma İşlemlerinde İç Kontrol ve İç Denetim

Satın alma; depo veya üretim planlama bölümünün mal/hizmet satın alma talebini yapması ile başlayan, işletmenin gereksinimi olan mal veya hizmetler için teklif ve fiyat toplama, değerlendirme ve en uygun fiyatı bulup sipariş verme ve temin etme süreçlerinin bütünüdür.

Bu süreçte de riskleri asgariye indirmek için yukarıdaki bölümlerde bahsedilen; yönlendirici, önleyici, tespit edici ve düzeltici birçok kontrol faaliyetine yer verilir.

İç denetçi, satın alma sürecinin kontrolünde aşağıdaki sorulardan yararlanabilir.

  • Satın alma ihtiyacını belirleyen personelin talebi bir üst yöneticisi tarafından onaylanmış mıdır?
  • Satın alma ile ilgili gerekli bilgilerin belirlenmesi belgelenmesi için “satın alma istek fişleri”

düzenleniyor mu?

  • Satın alma istek fişleri isteğin yapıldığı bölümün sorumlu yöneticisi tarafından onaylanıyor mu?
  • Satın alma istek fişi onaylandığında, bir nüshası fişi düzenleyen bölümde tutulup, diğer nüshası ise satın alma bölümüne gönderiliyor mu?
  • Uygun tedarikçi dışında yapılan alımlarda sipariş vermeden önce, satın alma bölümü tarafından piyasa araştırması yapılıyor mu?
  • İlgili tedarikçi firmalardan teklifler isteniyor mu? Gelen tekliflerin “teklif değerlendirme formu” ile fiyat, kalite, teslim ve ödeme şartları incelenip en uygun teklifi veren tedarikçi seçiliyor mu?
  • Teklif değerlendirme sonucunda, satın alma bölümü tarafından “satın alma sipariş formu”

düzenleniyor mu? Bu formlar onay hiyerarşisine göre satın alma müdürü ve diğer ilgili yöneticiler tarafından onaylanıyor mu?

  • Satın alma sipariş formları çok kopyalı olarak düzenleniyor mu? Formun aslı tedarikçi firmaya gönderiliyor mu? Kopyalardan biri satın alma bölümünde saklanıp, bir kopya alım dosyasına konulup, diğer kopyalar ise teslim alma, ambar ve muhasebe bölümlerine gönderiliyor mu?
  • Satın alma sipariş formunda satın alma işleminin şartları (teslim şartları, ödeme biçimi vb.), alınmak istenen malın cinsi, teknik özellikleri, miktarı, kalitesi ve fiyatı gibi bilgiler kesin olarak belirleniyor mu?
  • Satın alma işlemleri gerektiği gibi hesap planında sınıflandırılmış mı?
  • Satın alma işlemlerinin kaydı doğru tarihe yapılmış mı?
  • Ödemeler gerçek tedarikçilere ödeme vadelerinde gerçek tutarlarında yapılmış mıdır?

Denetçi, teslim alma ve depolama süreçleri ile ilgili bilgi elde etmek ve de kontrolünü sağlamak amacıyla da şu sorguları yapabilir:

  • Teslim alma işlemi, görevlerin ayrılığı ilkesi gereği, satın alma ve muhasebe bölümlerinden ayrı farklı bir bölüm tarafından yürütülüyor mu?
  • Teslim alma esnasında; satıcılardan gelen malların, sipariş formunda belirtilen cins, miktar, kalite ve teknik özelliklere uygunluğu kontrol ediliyor mu?
  • Teslim alma bölümü, gelen malları, sipariş formu ve satıcının gönderdiği sevk irsaliyesi ile karşılaştırdıktan sonra seri numarası teselsül eden teslim alma formu düzenliyor mu?
  • Teslim alma formunda malların cinsi, miktarı, teknik özellikleri, teslim alma tarihi ve tedarikçi bilgileri gibi bilgiler belirtiliyor mu?
  • Teslim alma formlarının bir nüshası malzeme deposuna, bir nüshası satın alma bölümüne gönderiliyor ve bir nüshası da teslim alma bölümünde dosyalanıyor mu?
  • Depo bölümü, teslim alma bölümünde hazırlanan teslim alma formu ile sipariş formunu karşılaştırdıktan sonra depo giriş veya tesellüm fişi düzenliyor mu?

Yukarıda belirtilen hususlar riskleri asgariye indirmek için genellik arz etmektedir.  Şirket prosedür ve talimatlarında bu hususlar iç işleyişe bağlı olarak değişik şekilde ifade edilmiş olabilir. Bu gibi durumlarda şirket prosedür ve talimatları doğrultusunda işlem yapılmalıdır.

Sonuç

Günümüz zorlu rekabet şartlarında işletme yönetimleri, yönetsel uygulamalarında çok özenli ve dikkatli davranmak zorundadırlar. Bu nedenle, yönetimin önemli işlevlerinden biri olan kontrol fonksiyonu, işletmelerin hedefe giden yolda varlıklarını sürdürebilmeleri için en temel ilke olmuştur.

Etkin bir iç kontrol, bir işletmenin faaliyetleri sırasında karşılaşacağı ya da karşılaşabileceği alışılmadık olayların önlenebilmesine uygun bir güvence olabilir. Ancak etkin olmayan bir iç kontrol sisteminde de işletmede hile ve suiistimallerin oluşması sonucu varlık kaybı da kaçınılmaz olabilmektedir. İşte bu aşamada, sistemin işlerliğinin ve de etkinliğinin değerlendirilebilmesi için iç denetim ve yönetimsel kontrol gereksinimi ortaya çıkmaktadır.

 Kaynaklar

  • COSO İç Kontrol Çerçevesi 2013
  • COSO Kurumsal Risk Yönetimi Çerçevesi 2017
  • Kaya S. “Üretim İşletmelerinde İç Kontrol ve İç Denetim” İstanbul Ticaret Üniversitesi Sosyal Bilimler Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Muhasebe ve Denetim Dalı Programı Yüksek Lisans Tezi İstanbul, 2015
  • Kavcı R. “İşletmelerde Satın Alma Sürecinde İç kontrol Sistemi ve Denetimi” İstanbul Ticaret Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Anabilim Dalı Yüksek Lisans Tezi İstanbul, 2016
  • Dr.Bozkurt, N. “Muhasebe Denetimi” Alfa Basım 2012
  • Teolupus İç Denetim Rehberi
  • Amani,E.F. ve Dr.Durmuş, C.N. (20.04.2020) İç Kontrol Sisteminin Etkinliğinin Faaliyet Denetimi Sürecine Etkisi, Teolupus Makaleler
  • Buluç, A. (25.04.2018). İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar, Teolupus Makaleler

Sebilcioğlu, F. www.cerebra.com.tr/gündem/Halka Kapalı Şirketlerde İç Denetimin Önemi Artıyor