Uzaktan Denetim: Zorlukları, Riskleri, Suiistimal, Teknoloji ve Çalışanların Morali

Pandeminin Hızlandırdığı Süreç

Koronavirüsün 2020 yılı başında başlayıp tüm dünyayı etkisi altına almasıyla birlikte, kurum çalışanları da hızlı bir şekilde evden çalışma düzenine geçtiler. Bu durum ofis kavramının da değişmesine sebep oldu. Pandeminin hızlanmasıyla iç denetim de dâhil olmak üzere kurumların uzaktan çalışmaya yönelik eğilimi hızlandı. Bazı çalışanlar ofislerinde çalışmaya dönmüş olsa da, tam zamanlı ofise dönüş olası gözükmüyor. Yöneticilerin evden çalışma ile ofisten çalışma arasında bir denge kurulması beklenmektedir.

Denetçiler için uzaktan denetim yeni bir kavram değildir, dolayısıyla artıları ve eksileri iyi bilinmektedir. Örnek olarak, zaman ve mesafe farklarından dolayı denetçiler ve müşteriler arasındaki iletişim sıkıntısı çeşitli sorunlar ortaya çıkartabilmektedir. Bu sorunlar teknolojik yollarla kanıt toplamak veya iletişimi kurmak için, internet erişiminin olmaması veya sınırlı kapasite olması gibi zorlukları ortaya çıkarır.

Bununla birlikte, uzaktan denetimin, özellikle farklı konumlarda ofisleri bulunan kurumlar için önemli faydaları da olabilir.

Uzaktan denetimler seyahat süresini ortadan kaldırdığı için, denetçiler belgelerin detaylı gözden geçirilmesi veya denetim raporlarının zamanında tamamlanması gibi görevlere daha fazla zaman ayırabilirler.

 

Uzaktan denetimin diğer faydaları olarak aşağıdaki konular sayılabilir:

  • Yarı zamanlı çalışanlar ve emekliler de dâhil olmak üzere daha geniş bir denetçi havuzuna ulaşmak mümkündür.
  • Planlama ya da kısa süreli görüşmelere katılım sağlayacak geniş bir uzman kadrosuna ulaşımı da kolaylaştırır.
  • Zaman tasarrufu sayesinde işin kapsamının genişletilmesi sağlanır.
  • Öncelikli konulara daha fazla zaman ayrılabilmesi sayesinde daha geniş bir kapsam imkânı tanır.
  • Belgelerin hazırlanması birkaç haftaya yayıldığı ve toplantılar daha esnek şekilde planlanabildiği için denetlenen işyerinin üzerindeki yük azalır.

 

 

Uzaktan çalışmanın dezavantajları olarak ta aşağıdaki konular sayılabilir:

  • Uygun teknolojinin mevcut olmaması,
  • Toplanması gereken denetim kanıtlarının bazılarına ulaşım imkânının olmaması, (Örneğin, envanter denetimlerini uzaktan yapılamaması.)

 

Yüz yüze iletişimin olmadığı uzaktan denetim, suiistimal potansiyeli endişesine de neden olur: Bu potansiyel, (Covid gibi) kesinti zamanlarında daha da artmaktadır. Bu alanda uzaktan denetim uzun zamandır bir zorluk teşkil etmektedir çünkü denetçilerin bir işyerini fiziken ziyaret ettiklerinde ve oradaki insanlarla etkileşime girdiklerinde suiistimalleri, görevi kötüye kullanma durumlarını veya basit hataları keşfetme ihtimallerinin daha yüksek olabileceği düşünülmektedir. Bazen insanların tüm doğru kelimeleri söylemelerine rağmen tutum ve davranışları aksini gösterebilmektedir. Görüşülen kişinin göz temasından kaçınması, bir toplantıyı/belgelerin sunulmasını ertelemesi ve zararlı (toksik) bir kültür olduğuna işaret eden iklim bir işyeri ziyareti sırasında daha kolay gözlemlenen ipuçları olabilmektedir.

 

 

İç Denetim Nasıl Değişecek?

Bu hızlanan değişime uyum sağlamak ve olağanüstü sorunları doğrudan karşılamak, pandemi sırasında iç denetimi de yeniden tanımlamıştır. 2021 Deloitte Küresel İnsan Sermayesi Eğilimleri anketinde, yöneticiler “çalışanlarının uyum sağlama, becerileri tazeleme ve yeni roller üstlenme yeteneklerini” gelecekteki iş kesintilerini aşmak için en önemli madde olarak belirlemiş ve %72’si bunu en önemli veya ikinci en önemli faktör olarak seçmiştir. (IIA’nın OnRisk 2021 raporu, yetenek yönetimini 2021 için en önemli risklerden biri olarak belirlemiştir)

 

İç Denetçilerin İhtiyaç Duyacağı Beceriler

COVID öncesi yerinde ziyaretler; personele sorular sorulması, belgelerin incelenmesi ve kanıtların fiziksel olarak kontrol edilmesi, örneğin bina güvenliğinin test edilmesi için harcanan zamanı içeriyordu. Verilerin daha derinlemesine incelenmesi, bizzat yapılan bir ziyarette belirgin olmayabilecek eğilimleri görmeyi mümkün kılabilir. Örneğin, envanter düzenlemelerine bakıldığında, birkaç çeyreği gözden geçirmek ve farkları aramak mümkündür.

 

“Chartered Institute of Internal Auditors”, denetçilerin ihtiyaç duyacağı yetenekler için bazı öneriler sunmaktadır:

 

  • İletişim. Duygusal zekâ, iç denetçiler için her zaman listenin başında yer almamış olabilir ancak bu yeni bir gereklilik değildir. İç denetçiler harika iletişimciler olmalıdır. Bilgisayarlar denetimin analiz yönünü her zamankinden daha fazla üstlenirken, insanların gerçek hayatta nasıl çalıştığını ve onları neyin harekete geçirdiğini anlayan insanlara talep artacaktır.
  • İş zekâsı. İç denetçiler işin tamamını içeriden görür ancak ortaya çıkan riskleri ve daha büyük resmi anlamak istiyorlarsa, bunun ötesine ve sektör ve bölgelerinin ötesine bakabilmeleri de gerekir. Makro-ekonomiden iklim değişikliğine ve tedarik zincirlerinin karmaşıklığına kadar her şeyin potansiyel etkileri hakkında çok şey bilmelerine yönelik beklenti giderek artmaktadır.
  • Esneklik ve çeviklik. İç denetçiler COVID sonrası ortamda güvenceyi daha etkili ve daha hızlı bir şekilde sunmalıdır.
  • Kişisel ilişkiler kurma/ağ oluşturma. Kişisel ilişkileri kullanınız ve akranlarınızın, meslektaşlarınızın, arkadaşlarınızın ve ailenizin ne yaptığını öğreniniz. Meraklı olunuz ve sorular sorunuz.
  • Proaktif olma. Hayal gücü ve merak artık o kadar önemlidir ki onlardan ayrıca bahsetmek gerekir. Bunlar da iç denetçiler için yeni beceriler olmamakla birlikte hiç bu kadar önemli de olmamışlardır.
  • Kendini pazarlama. İç denetçiler yönetimin, denetlenen kurumların ve iş arkadaşlarının verdikleri mesajları dinlemesini ve yanıtlamasını istiyorsa yeterli satış becerilerine ihtiyaç duyacaktırlar.

 

Yeni Normale Doğru

Pandemi krizinin istikrarsız ve değişken ortamı, kurumların hem orta hem de uzun vadeli geleceği izlemek için önceliklerini sıfırlamasını gerektirmektedir ve bir noktada, yeni normal ortaya çıkacaktır.

İç denetçilerin teknik yeterliliğe ve ayrıca, bu istikrarsız ve değişkin ortamda çalışmak için gerekli becerilere ihtiyaç duyacaklarını ve reaktiften ziyade proaktif olmalarını beklemek gerekmektedir.

COVID sonrası dünyada kurumun tüm bölümleri için zorluklar söz konusudur. Uzaktan denetim, uygulayıcıların üst düzey güvence ve danışmanlık hizmetleri sağlama becerilerini kesinlikle test edecektir. Bununla birlikte, iç denetimin değerini kuruma göstermek için büyük fırsatlar da sağlayacaktır.

 

Kaynak:

İİA, Küresel Bakış Açıları ve Anlayışlar (globaliia.org), Uzaktan Denetim: Zorlukları, Riskleri, Suiistimal, Teknoloji ve Çalışanların Morali

Posted in Bilgi, Yayınlar.